Le dépôt de la demande se fait par formulaire électronique avec accusé de réception. Le délai entre le dépôt de la demande et la tenue de la commission d'examen ramené à 3 jours au lieu de deux semaines dans la procédure classique. Une mini-révolution administrative est en train de s'opérer, loin des feux des projecteurs, à Khémisset. L'Agence urbaine de la région a mis en place depuis janvier dernier une plateforme électronique pour les demandes d'autorisation de construire qui, en quelques mois, a conquis les opérateurs, enfin réconciliés avec une procédure longtemps décriée. Le choix d'un centre de taille relativement réduite tel que Tifelt comme site pilote pour la nouvelle plateforme fait que le volume de dossiers traités n'est pas considérable. «Une vingtaine de demandes ont été prises en charge par la nouvelle interface entre janvier et juin», informe Jamal Cherkaoui, chef de département à l'Agence urbaine de Khémisset. Un faible volume d'autant plus compréhensible que seuls les grands projets (immeubles R+3 et plus, lotissements…) sont gérés à travers le dispositif. En effet, les demandes se rapportant aux petits projets, plus faciles à instruire et à examiner, continuent de transiter par la voie classique. En tout cas, un indicateur parlant qu'il faut retenir est que le nouveau dispositif a été systématiquement utilisé depuis sa mise en œuvre par tous les demandeurs d'autorisations dans le cadre des grands projets, même si l'ancienne procédure a été maintenue en parallèle pour permettre aux usagers de s'adapter progressivement. Qu'est-ce qui séduit dans cette nouvelle plateforme que d'autres agences urbaines pourraient répliquer prochainement (Marrakech, Meknès, Béni-Mellal et Nador en tête) et qui devrait certainement servir de base au ministère de l'habitat pour décliner son ambitieux programme de dématérialisation des procédures d'autorisations ? Le nouveau dispositif apporte d'abord une nouvelle manière de faire lors de la première phase de dépôt de la demande d'autorisation. Concrètement, pour émettre sa demande, l'intéressé remplit un formulaire accessible depuis le site web de l'Agence urbaine de Khémisset précisant plusieurs informations concernant son dossier (coordonnées de l'architecte, nature du projet…). La même interface permet de joindre des documents au format numérique (plans architecturaux, plan de situation, contrat d'architecte…). Une fois son formulaire envoyé, le demandeur se fait confirmer l'heure et la date de réception de la demande et un numéro de dossier lui est communiqué pour lui permettre de faire un suivi numérique de son projet. Par la suite, les requêtes des demandeurs sont centralisées au niveau d'une base unique consultable par tous les intervenants : Agence urbaine, commune et services extérieurs (Protection civile, réseau d'eau et d'électricité…) qui seront appelés ultérieurement à décider de l'issue de la demande d'autorisation. Pour comprendre l'intérêt de ces nouveautés, il faut préciser qu'auparavant le demandeur de l'autorisation déposait son dossier en sept copies à la commune dont relève le projet. Fait aberrant déjà, l'intéressé ne se voyait remettre aucun accusé de réception, l'empêchant d'avoir toute visibilité sur la suite de la procédure. C'est d'autant plus contraignant que le traitement ultérieur du dossier au niveau de la commune est confronté à plusieurs problèmes. Les services de la collectivité sont en effet tenus de faire le dispatching des exemplaires du dossier vers l'Agence urbaine et les services extérieurs mais l'opération traîne en longueur par simple négligence ou le temps que la requête traverse les multiples niveaux hiérarchiques des collectivités locales. Dans ces conditions, les demandeurs se résignent souvent à graisser la patte à des intermédiaires pour faire avancer les choses. Des contraintes matérielles restent à lever Après l'envoi du formulaire en ligne, une cellule permanente au niveau de l'Agence urbaine instruit le dossier du demandeur pour pouvoir convoquer la commission composée des responsables communaux et des services extérieurs afin de décider de l'issue de la demande. D'abord, de par le fait que les pièces du dossier de demande sont transmis en format numérique, les services de l'Agence urbaine sont en mesure de leur apporter des modifications minimes de mise en forme pour les mettre en conformité, alors que les intéressés devaient auparavant faire le déplacement pour présenter de nouveaux documents corrigés. Mais surtout, du fait que les services de l'Agence urbaine prennent connaissance du dossier de demande dès son dépôt, ils sont en mesure de réduire leur délai de traitement et convoquer la commission dans les plus brefs délais. «Grâce à la nouvelle plateforme, il s'écoule aujourd'hui en moyenne 3 jours entre le dépôt des dossiers et la tenue de la commission alors qu'auparavant on en était à 15 jours en moyenne», assure M. Cherkaoui. Arrivé à l'étape de la tenue de la commission, le principal apport de la nouvelle plateforme consiste en l'envoi par mail ou SMS au maître d'œuvre d'une copie numérique du procès-verbal de la commission récapitulant les avis de chaque intervenant ainsi que la décision définitive. En cas d'avis défavorable, l'intéressé est appelé à apporter d'éventuels compléments ou ajustements à son dossier en suivant la même démarche qu'auparavant (formulaire électronique) lui permettant de faire l'économie d'un déplacement à l'Agence urbaine. Dans le cas d'une réponse favorable, le plan validé est directement envoyé à l'intéressé par mail, accompagné d'une facture numérique des services rendus par l'Agence urbaine. D'ici fin 2013, l'Agence urbaine de Khémisset envisage de développer une solution pour davantage faciliter le paiement de ces services en recourant éventuellement à une plateforme électronique similaire à celle utilisée par la Trésorerie générale du Royaume. Dans le courant de l'année, la structure envisage également de lancer une plateforme pour dématérialiser la procédure d'obtention de la note de renseignement qui, pour rappel, est une pièce importante du dossier de demande d'autorisation renseignant sur le statut du foncier. Toutefois, l'Agence urbaine doit encore lever certains écueils qui brident la nouvelle plateforme pour les demandes d'autorisation. En effet, toutes les parties prenantes dans l'octroi des autorisations ne se sont pas encore dotées des ressources humaines et matérielles pour pouvoir consulter l'interface électronique commune. Le recours au papier continue donc de s'imposer avec ces administrations. Nul doute que ces mêmes difficultés devraient se manifester lorsqu'il s'agira de généraliser la plateforme à d'autres territoires, un effort d'accompagnement à ce niveau est donc incontournable.
