La digitalisation de la comptabilité publique et des dépenses de l'Etat promet un gain de temps «de 15 à 20%» dans le traitement des factures et des dettes financières des administrations. Le Secrétariat général du gouvernement a finalement publié les deux décrets adoptés par le gouvernement le 20 septembre dernier. Les deux textes réglementaires visent à introduire un article identique à la fois dans la réglementation des dépenses publiques et de la comptabilité de l'Etat. La disposition indique ainsi qu'il est possible de dématérialiser «l'élaboration, la conservation et la transmission des factures et des documents attestant des opérations de dépense» d'un côté, et celles relatives aux «dettes financières de l'Etat» de l'autre. Les ordonnateurs plus à l'aise «Ces évolutions majeures, dans un environnement budgétaire contraint, peuvent être parfois perçues comme des contraintes additionnelles par les administrations et orientées en premier lieu au bénéfice des services du comptable qui y gagnent en termes de qualité des informations reçues et de temps passé dans les rapprochements», nous indique ce responsable de la Trésorerie générale du royaume. Cependant, les gains pour l'ordonnateur, à condition qu'il soit bien dans une perspective de dématérialisation et d'une réorganisation globale, sont de plusieurs ordres: réduction du nombre de copies, diminution des risques d'erreur liés à la ressaisie, réduction des délais de paiement des fournisseurs, gains de temps dans la préparation des dossiers de mandatement pour le comptable, etc. Selon des sources au sein de l'Exécutif, le passage à la digitalisation promet, une fois les processus bien rodé, «des gains de temps de 15 à 20 %». Néanmoins, les quelques expériences précédentes indiquent que les gains ne se convertissent pas de manière automatique en gains de temps. Il faut pour cela que l'administration ait déjà une certaine taille et que certains aménagements dans les compétences et les fiches de poste soient effectués. Au-delà de la seule sphère comptable, la dématérialisation peut aussi se déployer sur le volet budgétaire. La transmission dématérialisée des budgets permettant ainsi de favoriser les économies en termes de reprographie, d'archivage et d'assurer l'immédiateté de la transmission. Si l'obligation réglementaire de dématérialisation s'inscrit avant tout dans le cadre du programme gouvernemental de simplification en faveur des entreprises, elle participe également au programme de simplification de la gestion publique. Le recours à une solution unique mutualisée de collecte de l'ensemble des factures vise à les traiter et à les mettre en paiement dans un format unique. Le processus de réception et de traitement des factures étant fortement automatisable et à faible valeur ajoutée, le potentiel d'amélioration de la productivité et de l'efficacité est donc réel et applicable aux collectivités et entités publiques de toute taille. Une meilleure optimisation des tâches La réception de factures dans un processus unique d'entrée et sous un format de données dématérialisées implique de «revoir la chaîne de traitement de la dépense selon une démarche de rationalisation (revue des modalités de service fait, limitation des saisies, traçabilité) et de sécurisation (pilotage du délai global de paiement, transmission automatique vers le comptable public)», explique notre source à la TGR. La réduction des activités à faible valeur ajoutée ou redondantes par une rationalisation et une harmonisation des pratiques (ex: suppression des contrôles en doublons, revue des pièces justificatives transmises au comptable, convergence vers les bonnes pratiques, etc.). Le déploiement de la facturation électronique devrait donc inciter les acteurs publics à mettre en place une procédure d'attestation du service non subordonnée à l'arrivée de la facture afin de préserver les délais de traitement. Dans ce modèle d'organisation, l'attestation du service fait est prononcée indépendamment de la facture, sauf exception justifiée, et le service fait intervient dès que possible sans attendre l'arrivée de la facture afin de pouvoir exprimer au plus tôt un désaccord avec le fournisseur. L'attestation du service fait est de la seule responsabilité des services des directions opérationnelles. Au-delà du gain de délai supposé par la suppression de l'activité de recherche fastidieuse des services faits auprès des services opérationnels, cette pratique est surtout synonyme d'un repositionnement des services comptables sur l'activité de rapprochement des éléments (engagement, service fait, facture). Les services comptables des directions opérationnelles ont ainsi pour seule responsabilité le rapprochement de la facture, de l'engagement et du service attesté par les services métiers.
