Le département recherche et développement du leader mondial du mobilier de bureau Steelcase a livré une étude sur les leviers que l'entreprise peut modifier afin d'encourager le travail collaboratif et rendre le lieu de travail un cadre de vie. Détails. «Dans l'entreprise d'aujourd'hui on ne s'isole plus seul dans son coin, pour tenter de trouver des idées innovantes.». Tel est le principal constat révélé par l'étude «Enjeux contemporains en matière de collaboration» réalisée par le département recherche et développement de Steelcase, leader mondial du mobilier de bureau. L'étude qui s'est attelée sur le cas de plusieurs entreprises des quatre coins du monde a émis des recommandations dans le but de créer un cadre de vie agréable au sein de l'entreprise et augmenter, par conséquent, la productivité des employés. En effet, cette étude a démontré que la plupart des idées émergent du travail mené en binôme et que ce type de travail est la forme la plus fréquente de collaboration. «Il faudra favoriser cet échange en aménageant des espaces et les rendre des outils de travail accessibles. Leur caractère dynamique et changeant leur conférant un aspect presque vivant.», nous fait savoir Nicolas de Benoist, Senior Design Researcher chez Steelcase International à Paris. Ce dernier ajoute que le jeu, sous différentes formes, fait également partie intégrante du processus collaboratif des entreprises, à condition qu'il soit authentique. D'ailleurs, on apprend que les formes de jeu diffèrent selon les régions. En effet, Steelcase a remarqué qu'en Europe, c'est le verbal et l'humour qui sont favorisés alors qu'en Chine, c'est le corporel qui l'emporte. Du côté de l'Oncle Sam, on utilise des jeux via un objet comme le jeu des fléchettes par exemple. En ajoutant une goutte de sociologie et une autre d'anthropologie au lieu de travail, l'étude de Steelcase a démontré que quand on change les codes ,la dynamique sociale augmente. Autre élément favorisant la collaboration au sein du travail ; l'appropriation de l'espace. «Il faut laisser les collaborateurs customiser leurs espaces de travail pour qu'ils sentent qu'ils ont le contrôle et ne pas leur imposer des règles et des codes bien déterminés», recommande notre chercheur chez Steelcase. Moins de codes, plus de dynamique sociale D'ailleurs sur le registre des codes et des règles établis au sein des entreprises, De Benoist regrette qu'on soit soumis à des codes qui ne favorisent pas véritablement l'échange et le travail collaboratif. «Pourquoi une salle de réunion est toujours disposée de la même manière avec 15 chaises et un écran central par exemple ? Et pourquoi on forme un groupe de travail de 30 personnes alors que des sous-groupes de 8 personnes seraient plus efficaces en favorisant l'échange pour les personnes timides ?», se demande De Beniost. Sur ce registre, l'exemple du cabinet de conseil Accenture est à suivre. Le Top Management de la filiale française a par exemple, proposé à ses employés de travailler 3 jours par semaine chez eux ou ailleurs. Les employés ne se rendaient au bureau que pour interagir avec leurs collègues en fixant des réunions de travail. De plus, ces réunions, grâce à un aménagement fonctionnel et ergonomique, offrent la possibilité à tous les collaborateurs de donner le meilleur d'eux-mêmes de manière à augmenter la productivité. Par ailleurs, De Beniost nous a révélé un détail très important. «La relation d'intimité est fragilisée quand on mène des réunions où les collaborateurs sont loin de 4 à 5 mètres l'un de l'autre. L'espace idéal entre deux collaborateurs est de 1,5 mètre. Ceci favorisera considérablement l'aspect cognitif et la bonne tenue de la réunion», ajoute-t-il. «De même que la valorisation de la dimension émotionnelle liée à l'espace de travail permet d'exprimer encore plus la culture d'entreprise et de contribuer au bien-être et à la motivation des employés.», nous révèle l'étude. Autant de leviers que l'employeur peut exploiter pour encourager ses troupes et favoriser leurs échanges, sans pour autant leur imposer des règles contraignantes qui enfoncent les collaborateurs dans un cycle monotone et démotivant. Mettre son ego de côté ! Le travail collaboratif ne peut être effectué que grâce à une implication très forte de la part des différents collaborateurs. Car partager des informations, coordonner du travail, débattre ou encore prendre des décisions, ne peut se faire sans un effort de concertation, de motivation et d'échange mutuel en laissant de coté son ego. En effet, mis à part l'aménagement de l'espace de travail qui se doit de faciliter cette collaboration, il faudra prendre en compte, aussi bien les différences culturelles et générationnelles, que la diversité des modes de travail. Et les employés comme l'employeur doivent s'inscrire dans une approche mutuelle de collaboration. «Ceci en encourageant le travail à deux ou plus, de façon spontanée, permettre à chaque utilisateur de s'exprimer à sa façon, a égalité, encourager la confiance et le partage sincère, valoriser les échecs pas seulement les succès, exprimer des valeurs conviviales, authentiques et humaines, permettre à chaque utilisateur de s'approprier l'espace et cautionner le jeu», énumèrent les experts de l'étude.
