L'archivage numérique est apparu dans les administrations vers la fin des années 80, avec l'introduction du disque optique numérique (DON). L'objectif premier était de réduire la masse de l'archivage papier. Aujourd'hui, de nouvelles technologies sont apparues à l'image des nouvelles formes de documents à archiver. L'archivage numérique est un processus long mais payant, parce qu'au bout du compte il permet une meilleure conservation.. En matière d'archivage numérique, certaines administrations nationales ont encore recours à des sociétés privées. Une question de moyens selon certains, alors que d'autres avancent que c'est juste l'absence d'une volonté des décideurs. Avec l'avènement du numérique, c'est à la vitesse de la lumière que le monde bouge. Seule moyen de survivre : l'adaptation. C'est aussi le cas pour la mémoire du royaume et de son peuple qui risque de se voir perdre (encore) de précieux chapitres à cause d'un « simple» défaut de conservation. La question se pose aussi au niveau international. On parle de préservation des informations numériques et de mémoire du monde. Gestion et préservation des informations : une priorité Une thématique au cœur de la conférence internationale « La Mémoire du monde à l'ère numérique : numérisation et préservation », organisée à Vancouver (Canada) septembre dernier, à l'occasion du 20e anniversaire du Programme Mémoire du monde de l'UNESCO. Ces derniers définissent l'information numérique en tant que produit culturel et source de connaissance, qui possède une valeur économique et joue un rôle majeur dans le développement durable national. La pertinence de cet aspect se matérialise plus à la vue des quantités de données personnelles, gouvernementales et commerciales numérisées ou disponibles uniquement en format numérique, et qui augmente de jour en jour. Toujours selon l'UNESCO, les biens nationaux numérisés constituent aussi une immense richesse pour les pays concernés et la société au sens large. La disparition de ce patrimoine aura des conséquences économiques et culturelles qui peuvent également entraver l'avancement des connaissances. La conférence internationale a permis d'établir plusieurs recommandations afin de garantir la durabilité et la fiabilité des documents numérisés, dont l'importance a grandi parallèlement au développement des informations créées sous forme numérique. Ces mesures montrent également que les questions juridiques et techniques liées à la préservation d'archives et de données numériques (notamment des documents audio et vidéo) sont de plus en plus prises en compte. Adapter les lois En partant du point que plusieurs obstacles d'ordre juridiques, technologiques, sociaux, financiers ou politiques subsistent et doivent être surmontés afin d'assurer la pérennité des contenus numériques. Les participants à la Conférence se sont mis d'accord sur les points suivants : Chaque individu doit avoir un accès garanti à l'information, notamment sous forme numérique. La numérisation peut prendre en charge ce droit. Une formation pertinente en gestion des documents numériques est une condition préalable. Une meilleure compréhension de l'environnement numérique, incluant la nécessité d'une gestion des droits légaux, est indispensable. Le manque de connaissance des enjeux et des coûts d'un échec aura un impact significatif sur le développement social et économique, ainsi que la mise en place d'une feuille de route proposant des solutions, des accords et des politiques pour la mise en œuvre par toutes les parties prenantes. Des archives intelligentes… Pour Anne Thurston, fondatrice et directrice du Fonds international de gestion des archives, il reste beaucoup de défis à relever, mêmes chez les pays les plus avancés en matière de numérisation des données : « Les gouvernements mettent souvent en place des systèmes numériques sans avoir conscience des défis de préservation de l'intégrité des documents qui les accompagnent. La préservation s'appuie sur du matériel et des logiciels qui changent rapidement. Pour que les archives numériques relatives aux politiques, aux actions et aux transactions des gouvernements puissent rester disponibles, authentiques et utilisable sur le long terme, il faut appliquer des normes professionnelles internationales. Par exemple, les métadonnées concernant les archives (qui les a créées, quand, comment et pourquoi) doivent être enregistrées de manière à ce qu'elles gardent un sens et demeurent accessibles. Certains documents numériques, tels que des dossiers médicaux assez anciens, sont déjà inaccessibles. Ces défis seront de plus en plus difficiles à relever à mesure que le volume des documents numériques augmente». * Tweet * *
