La mise en place d'outils RH demande une réflexion approfondie sur ce qui est réellement nécessaire d'intégrer pour optimiser le fonctionnement d'une entreprise. Recrutement, formation, entretiens annuels, gestion de carrière... Ces dernières décennies, les logiciels RH se sont beaucoup développés pour gérer les différentes activités RH. Ceci bien évidemment pour améliorer le quotidien, que ce soit en termes d'efficacité, de rapidité ou de gestion des coûts. Certains peuvent s'avérer être indispensables, notamment dans le domaine du recrutement, la gestion de la rémunération ou encore la gestion des entretiens annuels. Néanmoins, la mise en place d'outils RH demande une réflexion approfondie sur ce qui est réellement nécessaire d'intégrer pour optimiser le fonctionnement d'une entreprise. Pour beaucoup de spécialistes de la fonction RH, la mise en place de certaines activités RH est étroitement liée à la taille de l'entreprise et ses effectifs. Il s'agit particulièrement des pratiques liées au recrutement, à l'intégration stratégique de la fonction RH (la présence d'une entité RH), à l'engagement social (Règlement interne, charte de valeur, etc.), à la communication interne, à la diffusion d'informations et à la gestion des compétences. Des activités qui sont remarquablement plus développées dans les entreprises qui emploient des effectifs importants. D'autres paramètres, comme l'ancienneté, peuvent notamment favoriser le développement des pratiques associées au dialogue social et à l'engagement social de l'entreprise. Les solutions doivent répondre aux besoins des utilisateurs Bref, l'utilisation et la prolifération des outils RH sont à l'image des convictions et des priorités du top management concernant son capital humain. Certains tableaux de bord RH sont des compilations d'indicateurs sociaux, mettant l'accent sur l'évolution des effectifs, l'absentéisme, l'évolution de la masse salariale, alors que d'autres s'étalent sur le périmètre complet de la fonction RH en incluant la composante formation, mobilité interne, pour aller plus loin dans la gestion du dialogue social notamment. Quelles sont les activités les plus sollicitées ? Etant donné que la fonction RH est une fonction stratégique, il est important de développer des pratiques de GRH qui couvrent trois principaux objectifs. Pour Najib Guessous, consultant RH, «s'assurer de l'adéquation qualitative et quantitative entre les besoins de l'organisation et les ressources disponibles d'abord est primordial. Un objectif qui renvoie vers les pratiques de base de la GRH et qui sont le recrutement et la formation, les pratiques les plus anciennes en matière de GRH». Ensuite, il s'agit de rétribuer les performances individuelles et collectives en mettant en place un système d'évaluation. Il s'agit là d'une pratique qui est plus récente que les précédentes et qui est qualifiée de dynamique. Enfin, toujours selon le consultant, «il faut accompagner le changement et assurer une paix sociale en mobilisant des pratiques de communication interne et de dialogue social». Chaque pratique de GRH est composée d'un ensemble d'activités de GRH qui sont mises en ordre dans un processus de GRH. Ce dernier doit fournir aussi les outils qui permettent d'en assurer le déploiement et le suivi. Toujours est-il que les entreprises ne sont pas à cheval sur tous les projets RH. Certaines activités ou projets RH seront plus au moins avancés que d'autres. De même que certaines d'entre elles ne seront pas également sollicitées par les salariés. Les entreprises qui suivent une stratégie de différenciation (fortement innovatrices) peuvent améliorer significativement leurs performances si elles investissent substantiellement dans des systèmes de rémunérations encourageants pour retenir des salariés compétents, formés sur les technologies de pointe et créatifs. Les salariés de ce genre de structures sont très exigeants. Inversement, les entreprises qui poursuivent une stratégie peu innovatrice, basée sur le contrôle des coûts, ne sont pas tenues d'investir intensément dans de telles composantes RH pour maximiser leur rentabilité. Leurs systèmes de production basiques et peu développés peuvent fonctionner d'une façon optimale avec une main-d'œuvre peu qualifiée qui ne coûte pas cher et qui n'est pas exigeante. Il faut dire aussi que sur la place les solutions ne manquent pas. Depuis l'arrivée des nouvelles technologies, beaucoup d'entreprises se tournent vers le cloud en se dotant de solutions RH Saas (notamment Oracle, Microsoft ou SAP). Ceci dit, il convient de préciser que lorsque l'on choisit un outil, il est impératif de se poser quelques questions, à savoir quel outil pour quoi faire ? Pour qui ? Car, in fine, il n'existe pas de bons ou de mauvais outils. Le plus important c'est qu'ils répondent aux besoins des utilisateurs en les aidant à prendre les bonnes décisions en temps opportun et lancer les actions adéquates alignées sur les orientations stratégiques de l'entreprise, cohérentes et intégrées dans la chaîne de création de valeur globale.
