Je ne comprends pas ces gens qui ne lisent pas les emails qu'on leur envoie ! Le nombre de fois où on me répond «ah ! oui c'est vrai j'ai vu ton email mais je ne l'ai pas lu» est incroyable ! Alors à quoi bon avoir un outil de communication s'il ne marche que dans un sens ? Cela génère des dysfonctionnements dans le travail (en priorité le mien), par exemple lorsque les participants à une réunion -n'ayant pas lu l'email- arrivent non préparés (ou pire ne viennent pas) ou encore lorsqu'une requête d'un client doit être traitée en urgence et qu'elle ne l'est pas… Cela commence à m'énerver sérieusement. «It's time to get human again», est le slogan de Dale Carnegie, et son importance se vérifie tous les jours ! En effet, à force de technologies et de modernité nous nous assimilons doucement aux machines qui devraient nous servir et dont nous devenons, avec le temps, des esclaves. Trop d'emails tuent l'email Si vous vous contentez d'envoyer un ou deux emails par jour à la même personne, il est en effet surprenant qu'il ne soit pas pris en compte. Mais d'après vos dires, vous semblez plutôt faire partie du club des «accros aux emails» voire de ceux qui confondent «chat» et email ! Imaginez juste pour un moment que vous remplaciez chacun de vos emails par un appel téléphonique… cela vous paraîtrait certainement excessif comme quantité d'interruptions, n'est-ce pas ? Et bien considérez qu'envoyer des dizaines d'emails (qui plus est à la même personne) est exactement la même chose : cela dérange, et parfois même… énerve. Alors, sachez raison garder, et réduisez vos emails S.V.P ! Un petit truc pour cela, avant d'envoyer un email (et à moins d'une urgence), attendez quelques heures pour voir si vous ne pouvez faire «un email groupé» beaucoup plus facile à suivre d'ailleurs. Code de conduite Nous recevons très régulièrement un rappel du code de conduite emails de la part de notre franchiseur. Et c'est tant mieux car avec un réseau de milliers de personnes à travers le monde, avoir une boîte de réception avec «457 emails non lus» à 8 heures du matin est dans le domaine du «fort probable». Alors ce code de conduite consiste tout simplement à rappeler les règles de base de l'utilisation d'emails. Comme spécifier clairement l'objet de son email : recevoir 47 emails avec pour objet «URGENT» me rend toujours perplexe : urgent pour QUI et à propos de quoi ? L'email ne représente pas le SEUL mode de communication et de suivi de nos équipes ! Il existe d'autres moyens ! En 1876 est né un nouvel outil qui s'appelle le téléphone ! En un simple appel, une question peut être traitée rapidement, ET chaleureusement tout en nous évitant des échanges d'emails avec des «historiques» de plus en plus lourds pour nos esprits et le serveur de l'entreprise ! Encore plus ancien (si l'on pense aux dialogues de Platon) comme outil de communication : la réunion ! Bien préparée, au bon rythme elle reste le meilleur moyen de faire un état des lieux sur de nombreux points et a le mérite de préserver les liens, voire de leur donner du… sens ! Une histoire d'engagement ? Alors réfrénez votre angoisse managériale du «je veux tout savoir tout de suite et au moment où j'y pense» et attendez patiemment le jour de la réunion pour obtenir les informations, voire saisissez l'occasion de la pause-café pour échanger sur certains points avec vos collaborateurs, vous verrez un peu d'humanité dans ce monde de dossiers et autres livrables. Cela ne peut que faire du bien à tout le monde ! Une équipe motivée et impliquée place au top de ses priorités TOUS ses clients y compris son manager. Apparemment, cela n'est pas votre cas. Vous devez en chercher les raisons surtout si elles ne sont pas dans «un trop d'emails envoyés» comme cité précédemment. Si vos emails sont des déclencheurs de stress pour votre équipe, ne vous étonnez pas qu'ils ne soient plus lus. Pensez par exemple à célébrer le succès de la semaine de votre équipe….par email. Mais surtout dédiez plus de temps à la proximité avec votre équipe : une proximité utile, enthousiaste et donc engageante.
