Pour pouvoir collaborer de manière efficace avec ses collègues, il est important d'utiliser les outils qui optimisent le processus de collaboration. Quels sont donc les différents outils que vous pouvez ajouter comme flèches à votre arc ? Le premier outil que vous devez absolument connaître est Google Docs. La suite collaborative de la firme de Mountain View comporte un grand nombre de fonctionnalités intéressantes : Sauvegarde automatique des documents en cours d'édition ; Travail collaboratif en temps réel ; Possibilité d'import de fichiers Microsoft Word et Excel, OpenOffice.org Writer et Calc, et de fichiers formatés de type CSV; Possibilité d'exportation dans les mêmes formats ainsi qu'en HTML, PostScript et RTF, qui peuvent être édités par n'importe quel autre logiciel compatible; Possibilité de publier le document sur le net. Google Docs est définitivement une application à connaître et je vous recommande de la tester. A mon sens, un des avantages à l'utiliser est que vos documents sont toujours en back up sur le web de sorte que si vous perdez les données sur votre disque, vous pourrez toujours retrouver un document important. Une autre fonction collaborative à connaître concerne une fonctionnalité intégrée à Word. Il s'agit du suivi des modifications. Si vous êtes plusieurs à collaborer sur un même document, il est utile de pouvoir recevoir des propositions de modification. Lorsque le document entier a été rédigé à plusieurs, la fonctionnalité de suivi des modifications offre au destinataire final la possibilité d'accepter ou de refuser chaque modification apportée par l'ensemble des collaborateurs et ainsi de rédiger plus rapidement la version finale du document en question. Il faut signaler que la fonctionnalité de suivi des modifications peut être utilisée en conjonction avec l'insertion de commentaires dans le document qui fournissent des explications sur la raison pour laquelle chaque modification a été effectuée, ce qui permet au destinataire final de prendre des décisions argumentées. Il y a également deux outils sur Linux qui permettent une collaboration en temps réel sur des documents textes : Gobby et Kobby. Ils sont construits sur la base d'un client de Chat avec un éditeur de document intégré. Ces deux outils s'adressent essentiellement aux développeurs car ils ne prennent pas en charge les formats traditionnels des logiciels de traitement de texte les plus courants. La messagerie instantanée est également un très bon moyen de collaboration parce qu'elle vous offre la possibilité de discuter et d'échanger des documents. Il y a également un grand nombre d'autres outils de collaboration moins connus que je vous laisse le soin d'essayer. Il s'agit de Zoho, Campfire, MindMeister, TextFlow, Kablink. Si vous avez une équipe qui gère régulièrement des projets de manière collaborative, une bonne approche serait d'expérimenter l'ensemble de ces outils pour identifier celui qui vous convient le plus et ensuite l'utiliser de manière industrielle. C'est un effort que vous pouvez faire dans le but d'améliorer à long terme l'efficacité du travail collaboratif au sein de votre groupe de travail.
