On se rappelle certainement de l'avènement des téléphones mobiles dans les années 2000 et qui nous ont apporté, certes, beaucoup de flexibilité et de rapidité d'action mais aussi beaucoup de nouveaux problèmes parmi lesquels les interruptions. L'économiste suédois, Sune Carlson, a soulevé l'impact négatif des interruptions auxquelles font face les managers sur la productivité, dans son livre «Executive Behaviour». Les données empiriques relevées durant cette étude ont démontré que les managers sont interrompus plus de 12 fois par jour et qu'un travail réalisé en continu prend moins de temps que s'il est réalisé en plusieurs fois. En effet, le cerveau humain a besoin de 3 à 5 minutes pour reprendre une tâche qu'il a suspendue auparavant. Il faudrait donc reconnaître que le problème des sollicitations contre-productives est souvent accentué par les nouvelles technologies. Vous vous rappelez certainement de l'avènement des téléphones mobiles dans les années 2000 et qui nous ont apporté, certes, beaucoup de flexibilité et de rapidité d'action mais aussi beaucoup de nouveaux problèmes, parmi lesquels les interruptions et comment nous devons les gérer. Plus récemment, l'ère du digital intensifie encore plus ces interruptions. Nous ne parlons plus de 12 interruptions par jour, selon Sune Carlson, mais plus du double ou même le triple, selon le degré d'adoption de ces technologies par l'individu ou/et son entourage. Selon une étude récente sur l'utilisation de ces technologies dans le cadre professionnel en Europe, plus des deux tiers des salariés reçoivent plus de 100 emails par jours et un quart de ces emails ne sont même pas lus. Ces cadres passent en moyenne une réunion par jour, 38 minutes à parler avec des collègues, et 30 minutes à lire ou chercher des documents. L'étude conclue que 45% des cadres soufrent d'un réel surplus d'informations. La solution contre le problème de l'infobésité est une question d'utilisation modérée des technologies et de la structuration de votre vie digitale que ça soit les emails, les réseaux sociaux ou les recherches d'information. Les bonnes pratiques de cette structuration passent certainement par une discipline qui réduit le multitasking tout en désactivant les notifications (Watsapp, Facebook, ...) et en limitant la consultation des emails à 2 à 3 fois par jour. Il faudrait penser plus à utiliser les outils digitaux pour des tâches définies dans le temps et non de se faire absorber par un environnement sans fin.Bien que efficaces, ces outils doivent être renforcés par une approche managériale appropriée. Tout simplement, parce que vous ne vous trouvez pas seulement devant un problème d'outils ou de technicité du manager mais aussi devant un problème d'attitude et de psychologie humaine. Reconnaître que la source des interruptions et des sollicitations élevées est aussi de cet ordre est déjà un grand pas en avant. Communiquer efficacement autour de vos disponibilités Avoir un style de management «porte ouverte» est dangereux s'il est mal utilisé. C'est une épée à double-tranchants. Votre image de proximité de votre entourage professionnel est certainement renforcée mais le piège du désir d'être aimé et le sentiment d'empathie pourront prendre le dessus sur votre mission et vos tâches opérationnelles. Sans aller jusqu'au point de suspecter la mauvaise volonté de votre entourage de vouloir perdre du temps ou de vous faire perdre le vôtre, la question primordiale est déjà de comprendre quelles sont les limites de ce que vous devriez écouter ou pas lors d'une sollicitation de cet entourage. Nous ne parlons même pas du choix entre faire ou de faire-faire. Nous parlons de savoir filtrer des sollicitations inutiles, non prioritaires, biaisées, ou manipulatrices pour votre bien et le bien de votre entourage en terme de productivité. Le premier pas pour aller dans ce sens, est de comprendre que vous n'êtes pas obligé d'être en mode «porte ouverte» tout le temps. Passer du manager au coach d'innovation et au catalyseur de la prise d'initiative : Il faudrait certainement coupler votre attitude de «porte ouverte» régulée avec le renforcement du sentiment des membres de votre entourage qu'ils ont le pouvoir de changer des choses au sein de l'organisation en plus de la capacité de prendre des décisions. Renforcer l'empowerment au sein de cet entourage est, avant tout, une culture d'entreprise, puis une question d'individus et de structure organisationnelle. En tout cas, et en tant que manager, la première étape pour renforcer l'empowerment réside dans votre capacité à déléguer effacement et suivre un mode de management par objectifs. Si, par manque de confiance, vous ne pouvez pas déléguer, vous avez effectivement le choix de gérer vos tâches et vos responsabilités vous-même avec un risque de saturation de vos capacités que vous devez prendre en considération. Dans ce cas, il faut promouvoir l'esprit d'innovation des membres talentueux de votre entourage dans le sens que vous devez investir dans leurs idées et les laisser bâtir leurs rêves de réussite autour de ces dernières en toute indépendance. Surcharger votre entourage mais attention aux excès Il est clair que si vous maintenez un niveau élevé de charge de travail sur les ressources que vous gérez, vous risquez moins les sollicitations inutiles.Toujours avoir et appliquer une culture de résultats ambitieux et de «stretched targets» est une démarche pertinente. Tant que les membres de vos équipes sont sous une charge élevée de travail, ils n'auront pas le temps de vous solliciter, car ils rentrent dans un mode de fonctionnement sous pression due au stress de l'urgence et des deadlines. Au-delà de vos employés directs, et même en cas de client ou de supérieur hiérarchique, vous pouvez aussi maintenir une surcharge en termes de communication qui vous permet de les garder loin de toute sollicitation inutile. Vous serez confronté à des situations où ces collaborateurs ou clients vous solliciterons forcement mais vous aurez toujours une réponse du genre : «Je vous ai déjà communiqué l'information» ou «Vous avez tous les éléments pour prendre vos décisions efficacement car j'ai tout donné à mon niveau depuis un moment».
