Dans un contexte où les incertitudes qui découlent de la conjoncture économique actuelle sont des plus pesantes sur le quotidien des entreprises, l'option d'externaliser certaines fonctions, ou services, s'avère attrayante pour les opérateurs. Réduction des coûts et amélioration de la performance sont en effet souvent cités comme les principaux atouts d'une externalisation. Mais, attention, externaliser ne veut pas dire céder, ni rivaliser, car une externalisation mal opérée peut produire son effet inverse. Comment réussir une externalisation et de quelle manière l'entreprendre ? Optimisation Aujourd'hui, les professionnels de l'externalisation font de la réduction des coûts leur principal argument. Les prestations externalisées sont généralement peu génératrices de valeur ajoutée pour l'entreprise et leur externalisation permet de mieux maîtriser les coûts qu'elles induisent. Ces gains deviennent encore plus avérés lorsqu'il s'agit d'entreprise dont l'activité varie durant l'année. Par exemple, une entreprise qui opère dans la logistique pourrait eventuellement avoir des besoins ponctuels en matière de stockage, durant les pics d'activité. Et comme l'investissement dans un entrepôt ne saurait être justifiable sur le long terme, c'est donc la solution d'externaliser qui devient la plus intéressante. Par ailleurs, les professionnels des services externalisés recensent également la limitation des charges du personnel et la facilité de gestion comme l'un des apports majeurs de la pratique. En effet, en transformant les charges du personnel en prestations de services, l'entreprise allège en général son haut de bilan. De même, il s'agit pour la PME de faire appel à des professionnels d'un métier ou d'une activité qui ne font pas forcément partie du cœur de métier de l'entreprise et où le développement d'une expertise engendrerait des coûts supplémentaires. Plus globalement, l'intérêt évoqué aujourd'hui pour l'externalisation est la possibilité de disposer d'un service sans pour autant devoir embaucher à plein temps une équipe. En ce sens que si un service ou une fonction sont «onéreux» pour l'entreprise, les remplir auprès de partenaires expérimentés est une valeur suffisante pour combler l'investissement. Aujourd'hui au Maroc, «la pratique s'étend et concerne des activités du cœur de métier comme la comptabilité, la paie, le traitement des chèques et la mise sous pli des correspondances et relevés bancaires, le traitement des bagages et des courriers, la tenue des guichets et les activités de nettoyage dans les régies, ..., la manutention des marchandises, le stockage, l'empaquetage...», commentent à ce titre les responsables d'Autoroute du Maroc, en tant qu'opérateur ayant tenté l'expérience de l'externalisation. PAr ailleurs, l'on ne présente plus l'ambition du Maroc pour devenir une plateforme d'externalisation d'une large frange de multinationales, notamment dans le segment du BPO (Business Process Outsourcing), qui regroupe les centres d'appels et autres plateformes de gestion de paie et de comptabilité. Feuille de route Externaliser ainsi les services supports ( courrier, gestion des stocks ou des archives, recouvrement...) permet de se recentrer sur ses métiers de base et concentrer ses ressources humaines sur leur coeur de métier. Ce qu'il faut savoir, c'est que pour réussir une externalisation, laquelle est supposée à la base soulager en quelques sortes la marche de travail de la société, des règles sont à observer en vue de «verrouiller» le processus. Des critères précis sont donc à prendre en considération. Tout d'abord, les experts conseillent d'établir une répartition claire des tâches entre l'entreprise et le prestataire. La limite entre les compétences internes et externes doit être clairement définie, chaque point demeuré flou risque de devenir plus tard un foyer de dysfonctionnement. Pour cela, la mise en place d'un tableau de bord est importante pour piloter l'externalisation grâce à des indicateurs d'objectifs. Sinon, comment s'assurer de l'efficacité de la prestation rendue ou du processus suivi? Autre solution de taille, celle de prévoir l'utilisation de technologies pour servir de support au projet «de manière collaborative», indiquent les professionnels. Dans ce sens, les plateformes intranet, les plateformes d'archivages de documents... sont autant de solutions possibles. «Il faut mettre en place des outils de contrôle qualitatifs et quantitatifs pour maîtriser en toutes circonstances les services internes ou externes», conseille Arnaud Lemoine du cabinet français Lemoine Consulting. Ceci dit, au-delà de l'ensemble des atouts que présente l'externalisation, elle induit également des risques important dont le manager de PME est sensé s'enquérir avant de prendre la décision d'externaliser. «Tout comme les avantages sont perceptibles, les inconvénients sont aussi très nombreux et à ne pas sous-estimer», prévient Arnaud Lemoine. C'est notamment le cas du risque de perte de compétences au sein de l'entreprise, le risque de dépendance vis-à-vis du prestataire ou du contrat mal négocié, ainsi que le risque d'une explosion des coûts et de non maîtrise de la rentabilité qui peuvent être très pénalisants à moyen terme. Du coup, le choix d'externaliser ou pas une activité devient «un enjeu stratégique pour une PME», souligne l'expert. Cas d'externalisation chez Autoroutes du Maroc Selon les managers d'Autoroute du Maroc par exemple, une entreprise publique qui a depuis plusieurs années eu recours à l'externalisation, «la prestation de services dans tous les domaines prend de plus en plus d'ampleur et se développera encore». Autoroutes du Maroc est aujourd'hui en effet une de ces entreprises publiques qui ont choisi de se consacrer à leur cœur de métier pour externaliser les autres activités non stratégiques. Selon le top management de la société, les prestations de services externalisés font l'objet de marchés passés, après appels d'offres ouverts, avec des sociétés de services qui déploient leurs propres salariés pour la réalisation de ces prestations. Ces contrats qui prennent en compte le code du travail, définissent les conditions dans lesquelles des sociétés privées réalisent pour le compte d'ADM des prestations de services. La perception du péage et la surveillance du réseau autoroutier en exploitation constituent ainsi les principales activités externalisées par l'entreprise, autres que celles standard de fonctionnement comme le gardiennage ou encore le nettoyage. Il faut noter qu'à la base du choix d'externalisation, figure le peu de valeur ajoutée de ses activités.
