Indemnités, primes et avantages en nature : l'employeur doit veiller au respect des règles. Pas d'indemnités de transport si le salarié réside à moins de deux kilomètres de l'entreprise. La prime de Aïd Al Adha (mouton) ne doit pas dépasser 2 000 DH. En janvier 2005, et après l'application de la nouvelle assiette de cotisation de la CNSS qui a mis à jour la circulaire n° 295/98 DG-DIA du 15/04/98, l'employeur doit désormais veiller au respect strict de certaines règles vis-à -vis des indemnités, primes et avantages en nature qu'il alloue. Nous nous limiterons à énumérer les plus octroyées et à faire quelques remarques sans oublier de préciser les seuils et barèmes de référence qui ont été arrêtés par la note de la CNSS, pour en déterminer la part non soumise à cotisation. Cela dans un souci d'optimisation des charges patronales. L'indemnité de représentation Deux conditions sont requises pour que cette indemnité ne soit pas soumise à cotisation : – Son montant ne doit pas dépasser 10 % du salaire de base (et non du salaire total brut). La partie qui dépasse ce montant reste soumise à cotisation ; – Le bénéficiaire de cette indemnité doit obligatoirement assurer l'une des fonctions suivantes : Président directeur général, directeur général, directeur d'un département (directeur commercial, directeur financier, directeur administratif, directeur technique, directeur des ressources humaines, directeur d'une succursale) et agent commercial. Il est entendu par directeur, selon la note relative à l'assiette des cotisations, le premier responsable des structures susmentionnées. L'indemnité de transport vers le lieu habituel de travail Elle est attribuée aux salariés en raison de l'éloignement du lieu de leur domicile, à condition que : – ce lieu soit à au moins deux kilomètres du lieu habituel du travail ; – Le salarié ne bénéficie pas du transport de l'entreprise ; – Le montant journalier de cette indemnité ne dépasse pas : – 500 DH par mois dans le périmètre urbain des villes ; – 750 DH par mois, lorsque le lieu de travail est situé en dehors du périmètre urbain de la ville. La partie qui dépasse ce montant reste soumise à cotisation. L'indemnité de déplacement ou de frais de déplacement Allouée à des salariés dont les conditions de travail les contraignent à des déplacements de leur domicile vers un lieu de travail, autre que le lieu habituel, situé en dehors du périmètre urbain, en remboursement des frais de nourriture, de logement et de transport qu'ils supportent. Lorsque les frais de déplacement sont inscrits sur la base de pièces justificatives (billets de transport, notes de frais de restaurant et d'hôtels…etc.), le montant ainsi justifié de l'indemnité n'est pas intégré dans sa totalité à l'assiette des cotisations. Si, par contre, les pièces justificatives de frais n'existent pas et que l'indemnité est attribuée forfaitairement, les conditions dans lesquelles les sommes en cause sont déduites de l'assiette des cotisations sont les suivantes : – Lorsqu'il y a une régularité dans l'octroi de l'indemnité, le bénéficiaire doit nécessairement exercer une fonction qui le contraint à se déplacer d'une manière continue (agent ou représentant commercial ou autres agents itinérants). – Si, par contre, il s'agit de mission ou de fonction n'entrant pas normalement et habituellement dans les obligations professionnelles du salarié, le déplacement doit être justifié par l'ordre écrit délivré à l'intéressé et par l'objet du déplacement (visite d'un client, d'un fournisseur, d'un chantier ou d'une foire, prospection d'un marché, etc.). Pour ce qui est de la partie non soumise à cotisation des frais de déplacement accordés forfaitairement, elle est estimée par rubrique (transport, nourriture et hébergement) comme suit : – l'évaluation des frais du transport est faite en se référant au barème de l'indemnité kilométrique (voir ci-dessous) lorsque le salarié utilise son propre moyen de transport et au tarif du transport public dans le cas contraire, sachant toutefois que le remboursement de ces frais ne doit pas avoir lieu lorsque le salarié utilise une voiture de service. La distance parcourue est estimée par rapport aux lieux qui ont fait l'objet d'une visite dûment justifiée par l'ordre écrit délivré à l'intéressé et par l'objet du déplacement ; – l'évaluation des frais de nourriture est faite sur la base de dix (10) fois le salaire horaire minimum garanti par jour ; – l'évaluation des frais d'hébergement est faite sur la base de trente (30) fois le salaire horaire minimum garanti par jour. Toutefois, il y a lieu de noter que les frais d'hébergement ne sont pris en considération que si le salarié était a priori empêché de regagner chaque jour son lieu de résidence habituel. Est considéré dans une situation d'empêchement de regagner chaque jour son lieu de résidence habituel, le salarié contraint à se déplacer vers un lieu de mission situé à au moins 50 kilomètres du lieu de résidence. L'indemnité kilométrique Versée à des salariés qui utilisent leurs véhicules personnels dans l'exercice de leurs fonctions professionnelles. Cette indemnité n'est pas soumise à cotisation quand elle est justifiée par la qualité du bénéficiaire (agents itinérant, agent commercial, etc.) ou par l'ordre écrit délivré au salarié, quand il s'agit de mission particulière n'entrant pas normalement et habituellement dans les obligations professionnelles de l'intéressé, sans toutefois que son montant dépasse les plafonds fixés par le barème suivant : Puissance fiscale du véhicule/indemnité kilométrique 4 C.V. 1.90 DH 5 C.V. 2.20 DH 6 C.V. 2.40 DH 7 C.V. 2.60 DH 8 C.V. 2.95 DH 9 C.V. 3.55 DH 10 C.V. et plus 5.20 DH Selon la note relative à l'assiette des cotisations, il est à noter que ce barème a été élaboré sur la base des données utilisées par des entreprises de la place. Remarque importante : Il est à noter que ce barème date de l'assiette de cotisation version 96 et n'a pas été actualisé (essence super en janvier 1996 : 6,96 DH le litre contre 10,37 DH en octobre 2005 soit une évolution de 49%!). L'indemnité relative aux dépenses téléphoniques Les redevances relatives aux postes téléphoniques du domicile et aux postes téléphoniques mobiles d'un ou de plusieurs cadres dirigeants dont la prise en charge par l'employeur est justifiée par la qualité du bénéficiaire ne sont pas soumises à cotisation à concurrence de 50% de leur montant. Toutefois, ces redevances sont totalement exonérées quand elles sont libellées au nom de l'entreprise. Le logement (avantage en nature) La valeur du logement est égale à la valeur locative réelle du logement, augmentée des autres avantages qui lui sont liés tels que l'eau, l'éclairage, le chauffage, le téléphone, ainsi que la domesticité et le gardiennage quand ceux qui les assurent ne sont pas déjà déclarés à la CNSS au même titre que l'ensemble du personnel de l'entreprise. A défaut d'une valeur locative réelle, celle-ci est estimée à partir de la valeur déterminée pour l'évaluation de la taxe urbaine augmentée de l'estimation des autres avantages. Note : il arrive qu'auprès de certaines entreprises, le salarié contribue au coût du loyer. Dans ce cas, seule la différence entre le loyer ou la valeur locative augmentée des autres rubriques moins la participation du salarié au loyer est soumise à cotisation. La voiture de service (avantage en nature) La mise à disposition, à titre permanent et sans que les besoins du travail le justifient, d'une voiture de service à une personne salariée de celle-ci, autre que le directeur général ou le directeur commercial, doit être considérée comme avantage en nature soumis à cotisation de la CNSS. Cet avantage est évalué sur la base de la valeur des dépenses relatives aux frais de l'assurance, de la vignette, du carburant, de l'amortissement du véhicule, etc. Il en est de même pour les dépenses occasionnées pour les véhicules loués par l'entreprise pour la même fin. La prime de tournée Accordée en remboursement des frais de transport occasionnés dans le cadre de l'exercice de la fonction, au personnel ayant la qualité de représentant commercial ou d'agent itinérant, appelé à ce titre à visiter, tout au long de la journée, la clientèle, les fournisseurs, etc. Le montant de cette prime non soumis à cotisation, ne doit pas dépasser 1 500 DH par mois. La partie qui dépasse ce montant reste soumise à cotisation. Note : cette rubrique peut porter confusion entre les frais kilométriques accordés à des salariés utilisant leur véhicule personnel dans l'exercice de leurs fonctions. L'indemnité de déménagement Il s'agit du déménagement imposé, en cas de nécessité de service, par l'employeur et donc à l'exclusion de celui effectué pour des convenances personnelles du salarié. Le montant de cette indemnité non soumis à cotisation ne doit pas dépasser celui dégagé en multipliant le tarif kilométrique de 10 DH par le nombre de kilomètres séparant le lieu d'habitation initial du salarié et le lieu de réaffectation de ce dernier. La partie qui dépasse ce montant reste soumise à cotisation. On peut cependant noter que ce nouveau barème est en régression par rapport aux précédentes versions de l'assiette des cotisations car on ne peut appliquer le même barème à un célibataire qui prendra une ou deux valises et à une personne mariée avec des enfants et donc contrainte de faire appel à un déménageur. A moins que la CNSS estime que le déménagement se fera par camion que le candidat au déménagement ira chercher au … marché à la criée. Ce barème demeure cependant en total déphasage vis-à -vis de ce XXIe siècle. Que la CNSS exige la disponibilité d'au moins deux devis contradictoires de déménagement, je pense que cela serait conforme à la logique. Autre remarque importante : qu'en est-il des déménagements des expatriés ? La prime de voyage en congé payé au pays d'origine pour le personnel étranger Allouée au personnel étranger une fois tous les 4 ans, cette indemnité doit correspondre à la valeur du billet d'avion (aller/retour) au pays d'origine. Lorsqu'elle est prévue par convention contractuelle, elle n'est pas soumise à cotisation dans la limite d'un voyage une fois tous les deux ans. L'indemnité de caisse Accordée aux travailleurs qui manipulent des fonds et qui ont une responsabilité pécuniaire. Le montant non soumis à cotisation de cette indemnité ne doit pas dépasser 150 dirhams par mois. Remarque : le montant non soumis de cette indemnité aurait dû être proportionnel au montant des fonds manipulés chaque mois au niveau de la caisse. Titres, bons ou chèques de restauration ou d'alimentation Avec l'application de l'horaire continu dans certaines entreprises, le traitement de cette indemnité revêt une importance particulière (surtout pour les entreprises qui sous-traitent cette activité auprès d'entreprises de restauration de la place) puisque la note relative à l'assiette des cotisations précise que : Les sommes représentatives des frais de restauration, de nourriture ou d'alimentation, accordées par l'employeur à l'ensemble du personnel de l'entreprise sous forme de moyens de paiement spécialement dévolus à la nutrition et à l'alimentation des salariés (titres, bons ou chèques de restauration ou d'alimentation), ne sont pas soumises à cotisation et ce, dans la limite de : – 10 dirhams par salarié et par journée de travail ; – 20 % du salaire soumis à cotisation du bénéficiaire. Ladite note de la CNSS précise que cette exonération n'est pas cumulable avec l'indemnité alimentaire dite de panier. Pour rappel, l'indemnité de panier ou de casse-croûte n'est pas soumise à cotisation lorsque l'entreprise qui l'accorde n'organise pas de cantine collective. Par ailleurs, son attribution doit être dictée par la contrainte dans laquelle se trouve le travailleur de prendre une collation ou un repas en raison de conditions particulières de travail, telles que : travail en équipe, travail posté (3 fois 8), travail continu, travail en horaire décalé, travail sur un chantier éloigné du lieu habituel du travail. Toutefois, la fraction exonérée du montant journalier de cette prime ne doit, en aucun cas, dépasser deux fois le SMIG horaire. A noter cependant que les montants susmentionnés de 10 dirhams par jour et sans dépassement de 20 % du salaire est une «copie collée» des barèmes IGR – Loi17/89. L'allocation de rentrée scolaire Accordée une fois par an à l'ensemble des salariés dont les enfants sont scolarisés. Le montant de cette allocation ne doit pas dépasser 400 DH par enfant scolarisé, sans toutefois dépasser 1600 DH. La partie qui dépasse ce montant reste soumise à cotisation. La prime de voyage à la Mecque Accordée une seule fois au salarié. La somme admise ne peut excéder le prix du billet d'avion aller et retour, augmenté du montant de la dotation autorisée par l'Office des changes. La prime pour l'achat du mouton de l'Aà ̄d Al Adha Accordée forfaitairement une seule fois par an à l'ensemble du personnel. Le montant de cette allocation non soumis à cotisation ne doit pas dépasser 2000 DH par salarié. La partie qui dépasse ce montant reste soumise à cotisation. Les gratifications à caractère discrétionnaire et social Elles sont octroyées à l'occasion d'évènements familiaux particuliers liés directement aux salariés (mariage), aux enfants des salariés (naissance, circoncision), ou aux proches des salariés (décès d'un ascendant ou d'un descendant). Le montant de ces gratifications ne doit pas dépasser 5 000 DH une fois tous les 4 ans. La question qui demeure posée est de savoir si, pendant cette période de 4 ans, ce montant est alloué pour une rubrique ou pour toutes les rubriques. Pour ce qui est du décès, la partie non soumise de ces gratifications ne doit pas dépasser 5 000 DH par événement familial dûment justifié. La partie qui dépasse ce montant reste soumise à cotisation. Les Å"uvres sociales Ne sont pas soumises à cotisation, toutes sommes dépensées au titre d'Å"uvres ou actions sociales, lorsque celles-ci sont organisées en faveur du personnel de l'entreprise, sous forme d'avantages collectifs et non individualisés. Le montant de cet avantage social n'est pas soumis à cotisation à concurrence d'un plafond de un pour cent (1%) de la masse salariale annuelle servie par l'entreprise. Note : en régression par rapport aux précédentes versions de l'assiette de cotisation oà1 il n'y avait pas de plafond. Dons Accordés sous forme de cadeau ou récompense d'une valeur unitaire ne dépassant pas 100 dirhams par service rendu, aux livreurs, commis et autres personnes ne faisant pas partie du personnel de l'entreprise, en contrepartie de services rendus ponctuellement à l'entreprise, à la condition toutefois que ce service ne présente pas un caractère régulier et suivi au profit d'une même personne, auquel cas, les dons y afférents deviennent soumis à cotisation Ali SERHANI Consultant RH Associé GESPER Services
