La gestion des échanges de données peut paraître un concept quelque peu barbare, voire sans intérêt. Seulement aujourd'hui, les plus grandes entreprises s'y mettent: Centrale Laitière, Wafassurance, ACRED, CNSS, CDG développement. Et pour cause, à la clé se trouvent gain de productivité et rentabilité économique. Explications. Challenge Hebdo : Quelle définition de la GED peut-on donner au néophyte ? Aziz Benslimane : La GED recouvre l'ensemble des techniques qui permettent de gérer les flux de documents ou informations qui pénètrent, sortent ou circulent à l'intérieur de l'entreprise. Ces techniques ont pour fonction de capturer ou dématérialiser des documents, afin de stocker, rechercher, consulter, traiter et transmettre des fichiers numériques de toutes origines. La GED devient alors le conteneur de l'information. Par ailleurs, nous essayons de vulgariser un concept plus large : ECM (Entreprise Content Management ou gestion du contenu de l'entreprise). Outre la GED, il comprend d'autres briques technologiques telles que le Portail qui caractérise l'interface unique d'accès à toutes les informations dans l'entreprise, ainsi que le workflow qui est le moteur de gestion des process métier. C.H. : Quelle valeur ajoutée pour la mise en place d'un système GED? A.B. : Les apports de la GED semblent infinis au regard des nouveautés technologiques et annoncent une multitude d'applications génératrices de valeur ajoutée pour l'entreprise. Que la vocation de la GED soit administrative, documentaire, technique ou d'archivage, le document dématérialisé devient porteur de valeur et d'efficacité partagée au sein des équipes de travail. Aussi, des retombées économiques sont également attendues de ce système par la qualité et la rapidité du traitement des demandes des partenaires extérieurs ou collaborateurs de l'entreprise. Concrètement, la nécessité de disposer de la GED découle de l'explosion des flux papier (entrants et sortants) ainsi que des contraintes légales. Sa mise en place permet automatiquement de sécuriser les documents papier qui ne circuleront au sein de l'entreprise que sous format numérique, ainsi que de réduire le coût de recherche et de diffusion de documents, qui se voit diviser par dix. Des sociétés de crédit au Maroc dont Acred, Sofac, Salaf Chaabi et Wafasalaf ont mis en place un système GED afin de se mettre en phase avec la PPR (Paierie Principale du Royaume). Désormais, la situation en matière de contraction de crédit par tous les fonctionnaires est automatiquement synchronisée avec la PPR en vue d'une vérification de la capacité d'endettement. Les informations sont recueillies à travers l'application déjà mise en place par les différents établissements. Plusieurs entreprises ont élargi le champ d'application de la GED à d'autres domaines (comptable, financier, RH...). C.H. : Quel est le coût de la mise en place d'un tel système? A.B. : Le coût d'une solution GED dépend de plusieurs variables. Ce qu'il faut surtout retenir, c'est que son déploiement doit être progressif. Notre démarche en la matière est de l'implémenter dans les directions les plus matures. Celles-ci représenteront ensuite des pilotes pour la mise en marche de la solution. Le budget peut aller de centaines de milliers de dirhams à quelques millions, en fonction du périmètre à intégrer, du nombre de documents et des fonctions ou briques technologiques à mettre en place (LAD ou système automatique de numérisation, workflow, portail…). C.H. : Quel bilan avez-vous fait de la première édition de la journée de la GED que vous venez d'organiser? A.B. : L'idée d'organiser la journée de la GED à Rabat nous est venue suite à nos différentes visites de prospection, en particulier chez la clientèle appartenant au secteur public. La manifestation qui s'est déroulée en décembre dernier s'est voulue alors un espace d'échange autour de sujets relevant de la GED et de l'ECM, et de rencontres avec nos partenaires étrangers, notamment FUJITSU, GD EXPERT, KOFAX et IBM. Cette première édition a connu la participation de plus de 140 participants dont plusieurs établissements publics qui ont justifié un vif intérêt pour la thématique. Le retour sur investissement de la GED est immédiat, surtout pour les administrations et organismes étatiques, qui sont en réalité les plus grands consommateurs en papier et en contact utilisateurs, qui sont en fait les citoyens. Une fois mise en place, la GED permettra à nos administrations marocaines d'organiser et de gérer méticuleusement leur patrimoine informationnel, tout en améliorant les services rendus aux citoyens et aux entreprises ainsi qu'à nos partenaires à l'étranger. C.H. : La GED est-elle l'apanage des grandes structures ou bien est-elle même adressée aux PME? A.B. : Vu que sa mise en place est graduelle, la GED est adaptée à tous types d'entreprises. Les PME seront de plus en plus nombreuses à y faire appel pour les accompagner dans leur réussite au quotidien. Les PME devront également faire face au besoin d'efficacité en matière de gestion de l'information.
