Pour ne pas se disperser, il est préférable de ne consulter sa messagerie qu'à des moments déterminés de la journée Créer une règle de message pour classer les e-mails. Réflexe quotidien, la lecture et la réponse au courrier électronique font partie intégrante des tâches du manager. Que faire pour séparer rapidement dans le lot des messages reçus le bon grain de l'ivraie et éviter d'être esclave de son e-mail ? Il ne faut ni tout laisser en vrac sans réponse, ni se montrer «psychorigide nettoyeur ultra-rapide». La règle d'or pour manager le stress de sa boîte électronique est de ne pas consulter sa messagerie en temps réel. Autrement dit, il faut éviter d'avoir l'œil constamment rivé sur Outlook ou Lotus. «L'idéal est de consulter son courrier en arrivant au bureau le matin, avant la pause déjeuner, en début d'après-midi ou en fin de journée», recommande Mohamed Oulaich, chef de projet Web dans une SSII de Casablanca. Les logiciels de messagerie offrent, en outre, des mécanismes de gestion. C'est le cas des «règles de messages» qui permettent d'envoyer automatiquement des messages reçus dans des dossiers dédiés. Vous pouvez ainsi créer une règle de message pour classer les e-mails reçus de votre supérieur hiérarchique, une autre pour stocker vos newsletters favorites, une troisième pour vos blagues… Pour créer un filtre avec Outlook, il suffit de dérouler le menu «Outils», puis sélectionnez «Règles de message et Courrier» pour configurer les conditions de votre règle. Des solutions gratuites pour ne pas crouler sous les spams. Mais pour gérer le flot des messages indésirables (spam) que vous recevez quotidiennement, vous devrez mettre en place un anti-spam. Plusieurs solutions gratuites sont disponibles en ligne (www.arobase.org/spam/index.htm). Et si vous ne disposez pas d'un client de messagerie, que faire pour gérer votre compte e-mail gratuit ? Pour les internautes qui ont un compte e-mail gratuit avec Hotmail, Yahoo ou Gmail, il faut faire attention à la capacité de stockage, limitée à 2 Go. Traduisez: il faut régulièrement faire le ménage dans vos messages, sinon aucun mail supplémentaire ne peut vous parvenir. Autre option pour sauvegarder une copie de votre messagerie gratuite : la configuration de votre lecteur de courrier (Outlook) afin de recevoir vos messages en provenance de Hotmail, Yahoo ou Gmail. Il suffit de suivre les guides des rubriques de «transfert et POP» de ces sites de messagerie gratuite pour activer cette option. Enfin, au-delà des options techniques d'optimisation, l'utilisateur doit éviter d'envoyer des messages sans valeur ajoutée du type «bien reçu, merci…». Avant chaque réponse, penser à ne pas encombrer la boîte des destinataires.
