Recrutement, évaluation, formation ou promotion, les grille des compétences permettent de comparer celles requises pour un poste et celles des candidats potentiels. Il ne faut pas oublier les critères comportementaux pour une analyse plus fine. Un processus de recrutement est souvent long et coûteux. Par conséquent, les risques d'erreur sur le choix d'un candidat doivent être réduits au minimum. C'est ainsi que de plus en plus d'entreprises utilisent une multitude d'outils dont la grille des compétences qui sert à comparer les compétences des postulants aux exigences du poste à pourvoir. Cet instrument est utilisé aussi bien pour les recrutements que pour la promotion interne ou la gestion des compétences dans un sens plus large (mise en place de plans de formation, évaluation, constitution des équipes…). La grille des compétences est une sorte de tableau de bord qui recense les qualités indispensables pour occuper un poste donné. Pour Essaid Bellal, DG du cabinet Diorh, elle permet au recruteur de gagner en objectivité lors des entretiens dans la mesure où il peut vérifier rapidement l'adéquation entre les savoir-faire et savoir-être du candidat et les requis de la mission. L'outil permet donc d'aller au-delà du CV et de l'impression que l'on a du candidat. Pour sa conception, le préalable consiste à lister les caractéristiques du poste. Le référentiel de compétences est un soutien indéniable. Mais toutes les entreprises ne le possèdent pas, surtout les PME. Selon M. Bellal, «pour gérer les compétences d'aujourd'hui, il faut les connaître, les référencer, et faire en sorte de les développer pour prévoir les compétences du futur». Ce faisant, il déplore le fait que peu d'entreprises adhèrent encore aujourd'hui au concept de la gestion des compétences se contentant le plus souvent d'outil rudimentaires pour l'évaluation de leur personnel. A l'en croire, cet état de fait est en partie dû au bon vouloir des DRH et autres patrons d'entreprises plus prompts à pister les retardataires qu'à réfléchir sur la gestion de carrières. Si l'entreprise ne dispose pas de référentiel des compétences, les fiches métiers peuvent aider à la conception. Mais ce n'est pas tout. Pour affiner la conception, un tour d'horizon du secteur, les cœurs de métiers de l'entreprise, les postes de l'entreprise peuvent aussi donner des informations complémentaires à utiliser dans la grille. S'entendre sur la définition des concepts Pour ce qui est de la forme, le document doit prendre en compte aussi bien les compétences techniques que comportementales. Par exemple pour les critères de savoir-faire, il s'agit de se poser les quelques questions suivantes: Comment le candidat devra-t-il orienter son approche client ? Est-il capable de gérer une équipe ? Peut-il travailler dans un environnement complexe ?… Quant aux critères comportementaux, on peut utiliser des critères selon ses besoins ou par ordre d'importance. Par exemple, on peut placer en tête les notions comportementales à privilégier (adaptabilité, sociabilité, enthousiasme, écoute/empathie…). Une dernière partie de la grille peut être consacrée aux informations relatives à l'expérience. De ce fait, vous déterminez les qualités humaines et professionnelles dont le candidat devra faire preuve. Toutefois, le DG du cabinet Diorh précise qu'il faut bien s'entendre sur le sens des mots à mettre en place pour les compétences requises surtout en matière comportementale. «Chacun tend à donner un sens différent à telle ou telle qualité comportementale comme le leadership, le sens de l'écoute… C'est pourquoi il faut s'accorder au préalable sur la définition d'une compétence ou qualité et y mettre plusieurs niveaux de notation». Le DRH d'une multinationale en garde encore un mauvais souvenir. «Au départ, dit-il, le problème qui se posait était de savoir comment définir la nature et l'impact des responsabilités confiées au futur manager. Une démarche a été établie en partenariat avec un cabinet conseil basée sur des entretiens de repérage de compétences. A l'issue de l'analyse des résultats, nous avons pu dégager quelques compétences dont il fallait tenir compte à savoir l'accomplissement dans le travail, le raisonnement analytique, l'impact et l'influence ainsi que la ténacité. Les managers étaient souvent confrontés à la complexité des projets sur lesquels ils travaillaient vu que les activités du groupe sont assez diversifiées. En effet, la plupart des projets n'arrivaient pas à aboutir. En outre, nous avions détecté certains dysfonctionnements dans la gestion des compétences à savoir le manque d'autonomie dans la gestion pour les managers ainsi que le manque de délégation. Nous avions également constaté que les postes n'étaient pas assez ''cadrés'' aux profils des candidats». C'est dire qu'il faut bien baliser le terrain. Enfin, il faut mettre en place le mode de notation pour chaque qualité retenue : échelle de 1 à 5 ou appréciations de genre excellent, bon, passable… Se limiter à un document de deux pages Et pour éviter que cela ne se transforme en usine à gaz, il est préférable de se limiter à l'essentiel, sans rentrer dans un niveau de détail inutile (1 ou 2 pages maximum) pour faciliter la mise à jour des grilles. Pour cela, certains recruteurs ont recours à la méthode CAR (contexte, action, résultat). Chaque compétence clé est évaluée en analysant quelques prises de décision du candidat. De même que le recruteur vérifie les qualités comportementales des candidats en leur demandant d'évoquer des situations vécues.
