Intelcia IT Solutions et Lydec ont partagé, lors d'un webinaire autour de la dématérialisation des achats, leur expérience de la digitalisation de cette fonction cruciale pour les grandes entreprises publiques et privées, sous le thème « Du cahier des charges à la facturation : Comment la digitalisation a transformé la relation entre acheteur et fournisseur ?». Lors de cet événement, Habib Adnan, Directeur Développement des Systèmes d'Information de Lydec et Omar Tantaoui El Araki, Directeur des Solutions Applicatives d'Intelcia IT Solutions, ont expliqué les évolutions de la fonction grâce aux solutions de digitalisation. Une fonction qui s'est peu à peu démarquée de sa logique d'approvisionnement et de centre de coûts pour acquérir une nouvelle dimension, en se positionnant comme un centre de création de valeur pour toutes les parties prenantes. Pour Lydec qui s'est lancée dans ce processus depuis près de deux ans, la digitalisation de ses process d'achats a permis d'améliorer la collaboration aussi bien en interne, avec les autres fonctions, qu'en externe. « Le principal objectif de la transformation digitale des achats est de construire une relation durable, win-win avec toutes les parties prenantes. La finalité de cette transformation n'est donc pas seulement d'outiller un processus, mais aussi de générer de la plus-value pour l'ensemble des opérateurs et acteurs. Dans ce sens, les différents avantages des outils de dématérialisation (simplification, maîtrise de la chaîne de la valeur, compétitivité, ...) permettent une meilleure interaction, une création de valeurs pour tous », explique Habib Adnan. Le Portail Achats : Un outil de transformation, d'optimisation des process et de création de valeur Au cœur donc de cette transformation digitale de la fonction Achats, une solution unique sur le marché marocain, le Portail Achats Intelcia. Inspiré des règles strictes des marchés publics en matière de sécurité et d'intégrité des plis, le Portail Achats est à ce jour le seul outil sur le marché qui utilise les mécanismes de chiffrement et de cryptage des offres les plus avancées. Il garantit de fait la confidentialité (horodatage cryptographique, authentification, signature électronique, auditabilité) des offres, depuis la soumission jusqu'à l'ouverture des plis. « L'objectif de cet outil est de simplifier un processus lourd en interne et même vis-à-vis de l'externe. Avec le Portail Achats, l'acheteur se concentre sur son cœur de métier pour apporter de la valeur à l'entreprise. De même, le fournisseur se concentre sur sa proposition de valeur pendant que l'outil le soulage des aspects administratifs », explique Omar Tantaoui El Araki. Adoptée par de nombreuses entreprises publiques et privées, cette solution s'est peu à peu généralisée à un grand nombre d'entreprises dans le secteur privé. Pour Lydec qui a implémenté la solution Portail Achats, le Directeur Développement SI partage une expérience riche en optimisation tous azimuts. « L'outil est orienté usage. Il nous a surtout permis d'accroître la transparence de notre processus d'achats vis-à-vis de nos partenaires, et de garder une certaine traçabilité envers le back office. De sorte qu'il se construit une confiance et un partenariat durable avec les fournisseurs qui n'ont pas besoin, à chaque consultation, de se présenter ou de fournir leur documentation administrative. Il offre également l'opportunité de challenger et de renforcer nos processus de contrôle des achats puisqu'il est ouvert aussi bien aux acteurs internes qu'externes à Lydec », détaille Habib Adnan. Le dépôt électronique de facture déjà opérationnel Le Portail Achats offre ainsi aux acheteurs plus de transparence dans le processus, un meilleur sourcing des fournisseurs, mais aussi améliore l'image de marque de l'entreprise. D'ailleurs, le Portail Achats intègre depuis peu un nouveau module de dépôt électronique des factures. Avec la perspective de la caution bancaire électronique qui reçoit très prochainement toutes les autorisations administratives, le Portail Achats couvre désormais, de bout-en-bout, la totalité du processus d'achats. « Ce module de dépôt électronique de factures vient directement répondre à la problématique de l'échéancier fixé par le ministère de l'économie et des finances aux Etablissements et Entreprises publics. Ceux-ci sont tenus de mettre en place une solution digitale de dépôt des factures au plus tard en juin 2022 », indique Omar Tantaoui El Araki. En anticipant ce besoin, Intelcia IT Solutions délivre une solution parfaitement modulable et customisable pour l'intégrer à la chaîne achats et faciliter le traitement des factures.
