حث الوزير الأول على تحسين الاستقبال والإرشاد بالإدارات العمومية والجماعات المحلية والمؤسسات العمومية بكل ما يتطلبه الأمر من شفافية ومسؤولية وصيانة للحقوق وتقيد بالشرعية وبمبادئ المرفق العام. ودعا في منشور صدر مؤخرا, كافة الوزراء إلى السهر على قيام مصالحهم المركزية واللاممركزة, والمؤسسات التابعة لهم أو الخاضعة لوصايتهم, بمباشرة قضايا المواطنين وتقديم الخدمات لهم بكل ما يتطلبه الأمر من شفافية ومسؤولية وصيانة للحقوق وتقيد بالشرعية وبمبادئ المرفق العام, وبما يجعل علاقة الإدارة بالمتعاملين معها تحظى باستمرار بما تستحقه من عناية واهتمام, لاسيما على مستوى تحسين استقبال وإرشاد المرتفقين بمختلف الإدارات العمومية. وجاء في هذا المنشور الذي يحمل رقم 2011/3 , والصادر بتاريخ 22 أبريل 2011 أنه بالنظر لما يشكله ذلك من تأثير مباشر على جودة الخدمات العمومية, وما يمثله كمطلب ملح لدى عامة المواطنين وموازاة مع التدابير المتخذة على المستويين المؤسساتي والتشريعي لتوسيع الضمانات المخولة للمرتفقين, فإن تدعيم هذه الضمانات بإجراءات إلزامية تحمي وتضبط ولوج المرتفقين إلى الخدمات الإدارية, سيشكل بدون ريب, لبنة إضافية في توطيد قيم الإدارة المواطنة والخدومة. وتبعا لذلك, ولتجاوز السلبيات التي قد تعتري علاقة الإدارة بالمواطن - يضيف منشور الوزير الأول- تقرر اعتماد آليات عملية لتقوية شفافية ولوج المرتفقين إلى الإدارة, وتحسين ظروف استقبالهم وإرشادهم وتوجيههم, وذلك من خلال التزام إدارات الدولة والجماعات المحلية والمؤسسات العمومية باتخاذ جملة من الإجراءات تهم إحداث وحدات إدارية مكلفة بالاستقبال والإرشاد. وفي هذا الصدد, فإن الإدارات التي لا تتوفر على مثل هذه الوحدات مدعوة إلى إحداثها وإقامتها كما يتعين أن تضطلع هذه الوحدات بمهام استقبال المرتفقين وإرشادهم ومدهم بكل المعلومات التي يطلبونها أو توجيههم نحو الجهة التي يقصدونها. وينبغي أن تخصص لهذه الغاية مكاتب للاستقبال تراعى فيها, قدر الإمكان, متطلبات القرب, وذلك بالعمل على جعلها في مداخل الإدارات. كما تهم الاجراءات تعيين موظفين مؤهلين للقيام بمهمة الاستقبال تتوفر فيهم شروط الدراية بالخدمات المقدمة من طرف المصالح المعنية, والاتصاف برحابة الصدر وحسن الاستماع, سواء في الاستقبال المباشر للمرتفقين أو في الرد على استفساراتهم عبر الهاتف, مع تمكينهم من التكوين اللازم للاضطلاع الجاد بهذه المهام. ويشير المنشور أيضا الى اعتماد إجراء إشهار المساطر الإدارية الجاري بها العمل حيث يتعين في هذا الإطار توضيح الإجراءات الواجب اتباعها من أجل الاستفادة من الخدمات العمومية التي تقدمها الإدارة المعنية عبر كل الوسائل المتاحة (مداخل الإدارات, البوابة الإلكترونية, دلائل, مطبوعات...), مع الحرص على التخفيف, كلما أمكن ذلك, من الإجراءات والمسالك الإدارية, والتقليص من الوثائق المطلوبة وآجال البت في الملفات وذكر المنشور بأنه لا يحق لأي إدارة أن تطالب المتعاملين معها بالإدلاء بوثيقة أو القيام بأي إجراء لم يكن قد سبق أن وقع التنصيص عليه أو الإخبار به من قبل, وفق الضوابط التنظيمية المرعية. كما تشمل هذه الاجراءات تعليل القرارات الإدارية وذلك من أجل تمكين المرتفق من حق معرفة الأسباب القانونية والموضوعية التي بني عليها الموقف السلبي للإدارة, انسجاما مع مقتضيات القانون المتعلق بإلزامية تعليل القرارات الإدارية. وتتضمن أيضا تخصيص خط هاتفي أزرق للمرتفقين من أجل تقديم كافة المعلومات التي يطلبها المرتفقون وكذا اعتماد بريد إلكتروني في المواقع الرسمية للإدارات يكون هدفه الإخبار بشروط الاستفادة من مختلف الخدمات الإدارية, وكذا إرشاد المواطنين نحو الجهات المختصة حسب طلباتهم. ومن بين الإجراءات المعتمدة كذلك, التعريف بمقرات وعناوين وأوقات عمل الإدارات حيث أكد المنشور على ضرورة اتخاذ كافة التدابير الهادفة إلى التعريف بمقرات الإدارة وأوقات عملها, وبالخدمات المقدمة من طرفها وشروط الاستفادة منها, مع نشر عناوينها ومقرات المصالح التابعة لها وأرقام هواتفها عبر مختلف القنوات التواصلية المتاحة, فضلا عن وضع دليل للنماذج الإدارية رهن إشارة المرتفقين, وتمكينهم من الاطلاع عليها والحصول على نسخ منها بكل الوسائل المتاحة. كما تقرر اعتماد حمل الشارة إذ يجب إلزام كل موظف يباشر قضايا المرتفقين بحمل شارة على صدره تعدها الإدارة خصيصا للتعريف باسمه الكامل وصفته الوظيفية. كما يتعين أن يوضع فوق كل مكتب اسم الموظف الذي يشغله, مع الحرص على أن تكون المعلومات المذكورة مكتوبة بشكل واضح وقابل للقراءة عن بعد. وبالإضافة إلى الإجراءات السالفة الذكر, فإنه يتعين تسخير الوسائل الضرورية لإحداث وتعميم نظام للتشوير وتدبير صفوف الانتظار حسب الأسبقية, مع الحرص على ضمان معاملة تفضيلية للأشخاص المعاقين وذوي الاحتياجات الخاصة والنساء الحوامل والمسنين ومن في حكمهم, بتسهيل ولوجهم إلى الإدارة من خلال إحداث ممرات خاصة بهم, أو عبر إعفائهم من نظام الانتظار. ويحث المنشور على ضرورة تطبيق جميع الإجراءات السالفة الذكر "بكل ما يتطلبه الأمر من دقة وحزم, كما يؤكد على أهمية التنسيق في هذا الورش الحيوي مع وزارة تحديث القطاعات العامة, خاصة في ما يتعلق بتتبع وتقييم الإجراءات المعتمدة, ورصد الصعوبات واستشراف الحلول, من أجل التمكن من بلوغ مؤشرات أداء عالية في مجال ضمان استفادة المرتفقين من الخدمات العمومية".
