Délégation, finalisation des dossiers urgents, transmission des consignes…, des points essentiels pour partir en toute tranquillité. Consacrer une petite plage de son temps pendant les vacances pour gérer des urgences s'il y en a. Veiller à ce que l'agenda soit souple pendant la première semaine de la rentrée. Les vacances sont déjà là pour certains alors que d'autres attendront encore quelques semaines, avant d'en profiter. Pour bon nombre d'actifs, les salariés en particulier, c'est le moment idoine pour lâcher du lest et se déconnecter des tracas quotidiens. Mais avant de rêver d'une sieste à l'ombre d'un parasol, il faut d'abord penser à régler quelques menus détails pour s'éviter de mauvaises surprises pendant son absence, et, c'est également très important, pour reprendre sur de bonnes bases à la rentrée. Car qui dit congé, dit, pendant un certain temps, absence de suivi des dossiers, absence d'interlocuteur pour prendre une décision… Autrement dit, certaines conditions doivent être respectées si l'on veut bien se détendre. Il est essentiel, avant de partir, de donner les consignes et de déléguer ce qui peut l'être. On doit informer son remplaçant de manière exhaustive pour qu'il soit en mesure de prendre les décisions importantes. Si les consignes ne sont pas clairement expliquées et le champ d'intervention bien délimité, le remplaçant reste dépendant de son délégataire. Tous les documents nécessaires à une prise de décision doivent être mis à la disposition du remplaçant. Rester à l'écoute pendant les vacances Que vous soyez en Thaïlande ou à Bouznika, recevoir un appel téléphonique pour un mot de passe, un document ou une quelconque requête est aussi dérangeant. Il convient donc d'envisager le congé comme un projet. L'idée n'est pas d'imposer une organisation de fer, mais de se fixer des objectifs essentiels pour cette période pour ne pas avoir de regrets et surtout pour revenir frais et dispos. Pour Abdelilah Sefrioui, directeur développement d'Espace RH, la planification est essentielle pour ne pas souffrir à la rentrée. «D'habitude, je m'entends sur un planning avec mes clients. En tout cas, j'essaie de respecter mes engagements avant de partir en congé pour ne pas être débordé durant mon break. Autre point important : j'informe mes clients sur la durée de mon absence pour ne pas être dérangé, même s'il est difficile, dans notre métier, d'éteindre son téléphone portable. Parfois, je suis gêné de dire à un client ou à un prospect que je suis en vacances». Effectivement, certains patrons ou managers peuvent difficilement couper avec leur entreprise. Abdesslam Benmakhlouf, directeur financier dans une société de textile, indique à ce propos que l'idéal est de prévoir des plages horaires pour rester informé sur ce qui se passe au travail. «Il m'arrive d'être dérangé durant mon congé, surtout pour la clôture des comptes semestriels. En principe, mes collaborateurs m'envoient les principaux chiffres par fax et nous en discutons par téléphone. Cela me prend une demi-journée pendant mes vacances», dit-il. Un tel sacrifice est parfois nécessaire pour éviter d'avoir un dossier brûlant à gérer à son retour. Alors, comment les managers gèrent-ils leur rentrée? Généralement, un temps d'adaptation est nécessaire pour reprendre le rythme normal. Planning plus souple, rendez-vous et autres réunions au compte-gouttes, le temps de s'acclimater. «Généralement, je ne traite que les urgences. Je laisse les dossiers importants pour la deuxième semaine. En tout cas, je m'y mets en fin de première semaine. L'important est de ne pas trop stresser le premier jour car les effets positifs des vacances peuvent disparaître rapidement dès le retour», souligne Meriem Skalli, Account Manager dans une SSII. La même démarche est adoptée par Lucien Leuwenkroon, DG de Top Class Lavazza. «Je veille à ce que mon agenda soit souple la première semaine. Il me faut un peu de temps pour remettre la machine en route : répondre aux mails, lire le courrier et signer certains documents. Après, le rythme peut reprendre comme avant. Pour mettre les collaborateurs dans le bain, nous organisons des séances de formation sur nos dernières procédures, nouveautés…». Cependant, si le stress gagne certains managers avant même la reprise, pour d'autres, cette période d'adaptation se prépare pendant le congé. «Il m'arrive d'enchaîner les réunions le lundi matin dès mon retour. J'envoie des mails ou des SMS une semaine avant de rentrer au bureau, afin de planifier l'ordre du jour. Du coup, je suis en pleine action dès la rentrée et je ne stresse pas pour autant», explique Mohamed Bennis, patron d'une PME. La reprise qui coïncide cette année avec le Ramadan risque d'être plus difficile Pour cette année, il faut dire que la reprise coïncide cette année avec Ramadan, une période dont les difficultés sont connues: des employés qui somnolent ou peu disposés à accélérer le rythme, des dirigeants aux abonnés absents, des rendez-vous au compte-gouttes. Visages fermés et nerfs à fleur de peau garantis… Beaucoup se contentent d'assurer le service minimum. Certaines entreprises ont même choisi d'anticiper certains projets pour ne pas être affectées pendant Ramadan. «Notre campagne de communication a commencé bien avant l'été alors que d'habitude nous la programmions à la rentrée. Pour nous, Ramadan est une période creuse et nous ne pouvions nous permettre de prendre le risque de lancer une campagne importante», explique Lucien Leuwenkroon. Pour Aziz Daifi, responsable RH dans un établissement public, Ramadan ne doit pas affecter le rendement. «Malgré la baisse de productivité, nous essayons d'optimiser au maximum notre gestion du temps. Bien entendu, les journées sont courtes. Ce qui se fait en huit heures normalement doit se faire en à peine quatre ou cinq heures durant cette période. Pour cela, nous essayons d'avancer sur les dossiers importants avant la fin de l'année. Les brain-stormings sont organisés le matin de façon à prioriser les tâches ou dossiers importants». Dans un contexte particulier, il revient donc à l'entreprise de faire en sorte que le temps de travail soit optimisé. Toutefois, le mois de Ramadan ne doit pas présenter que des contraintes. Beaucoup en profitent pour faire le point sur leurs activités, revoir leur plan de développement ou encore multiplier les contacts lors des soirées entre amis. Histoire d'élargir son réseau.
