Nous sommes une petite structure de 18 personnes et comme chaque année à la même période je vais devoir gérer des demandes de congés pour les mêmes périodes (d'autant plus que le mois de Ramadan est à cheval sur juillet et août). Or, notre activité ne nous permet pas de «vider» l'entreprise. J'aimerais bien cette année que cela se passe avec moins de difficultés que les années passées et surtout arriver à faire comprendre à certains membres de mon équipe qu'ils doivent tenir compte des contraintes de l'entreprise. Et voici un nouveau "marronnier" du monde de l'entreprise ! Après la présentation des budgets, les primes, voici venu le temps des demandes de congés. Très stressant pour les collaborateurs, il l'est aussi pour la direction de l'entreprise car c'est vrai cet exercice peut se transformer en casse-tête ! Procédures S'il n'y a pas de règles pré-établies, vous risquez en effet de devoir gérer cette problématique «au cas par cas» et donc, inévitablement de risquer d'être inéquitable. Aussi, même pour une petite structure, il est important de mettre en place des procédures internes. Elles permettront à chacun de savoir ce qu'il est en droit de demander et ce qui ne sera même pas envisageable. Vous anticiperez ainsi de nombreux «non» toujours difficiles à accepter et encore plus complexes à formuler ! Et afin de fédérer tout le monde dès le début à ces procédures, pourquoi ne pas demander à l'équipe (chapeautée par une personne qui maîtrise les aspects législatifs par exemple) de se réunir pour participer à leur élaboration ? N'oublions pas l'adage qui dit que «nous nous sentons impliqués par un monde dont nous avons été l'architecte» ! Mais attention !, une fois ces procédures établies, évitez à tout prix de déroger aux règles sous peine de décrédibiliser votre système ! L'égoïste «Me, Myself and I» est certainement le collaborateur le plus complexe à gérer lorsqu'il s'agit d'organiser les vacances des équipes : il ne veut rien entendre, considère qu'il a le DROIT de placer ses dates quand bon lui semble, reste sourd à toute argumentation logique et finit tellement par lasser tout le monde qu'il gagne toujours la partie ! Alors pourquoi et comment le «neutraliser» ? Pourquoi ? Car il est impératif de démontrer l'exemplarité de votre management et notamment votre "courage" face à ce collaborateur connu certainement par l'équipe pour son intransigeance. Comment ? Tout simplement en appliquant -comme pour les autres- les procédures à la lettre et en évitant les discussions stériles, du genre «mais moi c'est pas pareil», qui vous amèneraient sur un terrain trop glissant. Restez ferme, courtois et surtout concis et vous verrez que même ce collaborateur-là finira par se résoudre à respecter les règles du jeu ! Communication & engagement Si vous souhaitez que vos équipes comprennent mieux vos contraintes, vous devriez alors communiquer plus et mieux à ce sujet ! Evitez donc de les prendre pour des enfants à qui il faudrait cacher «les problèmes» car incapables de les gérer : ils sont intelligents tout comme vous ! Alors passez plus de temps à dialoguer avec vos collaborateurs. Expliquez-leur les enjeux de l'entreprise, et écoutez-les aussi, leurs idées sont certainement excellentes ! Ainsi, ils pourront passer au stade suivant, celui de l'engagement ! Au-delà du respect des procédures, votre équipe doit avoir envie de vous aider dans vos défis et le planning des congés en fait partie car s'il est bien organisé il permettra notamment d'éviter les ruptures de services/productions pour les clients. L'engagement est un travail au quotidien, impliquez votre équipe, montrez-lui en quoi elle peut être utile à l'entreprise, et, surtout, n'oubliez pas VOUS AUSSI de profiter de vos vacances ! A vous de jouer !
