Si vous gérez un volume important d'emails, des stratégies simples de réponse et d'organisation vous permettront d'économiser beaucoup de temps et de laisser votre boîte de réception gérable. L'email est à la fois une bénédiction et une malédiction. Si vous voulez ne pas vous exténuer à répondre aux emails avec un impact négatif sur votre productivité sans pour autant abandonner l'outil, des stratégies simples de réponse permettent souvent de traiter les courriels qui peuvent vous tarauder. En voici quelques unes. La première s'appelle «désolé, je ne suis pas la bonne personne». En effet, vous pouvez très souvent recevoir des questions qui exigent des actions de la part de personnes qui pensent que vous êtes le bon contact alors qu'en réalité, ceci ne vous concerne que de manière tangentielle. Au lieu de jouer aux héros et de vous charger de la tâche, ce qui vous occa sionnera du travail supplémentaire à chercher de l'information et finira par un merci de bienséance au prix d'un autre travail que vous auriez pu accomplir à la place, répondez plutôt par «désolé, je ne suis pas la bonne personne, voyez plutôt cela avec Ibtissam ou Ayoub» et mettez-les en copie. Mission accomplie. La deuxième stratégie s'appelle «Avez-vous toujours besoin de ça ?». Personne n'est parfait, vous pouvez mettre plusieurs semaines avant de traiter un email si vous étiez occupé à faire autre chose. Par réflexe, il ne faut pas se précipiter sur la tâche. A la place, envoyez un email qui dit «Désolé, j'étais en mission à l'étranger/en congé maladie/je travaillais sur projet pour le P-DG, avez-vous toujours besoin de ça, je serais très heureux de m'en charger». Selon mon expérience, dans 75% des cas, le problème aura déjà été réglé. Une autre stratégie s'appelle «voici le lien». Si vous êtes l'expert que tout le monde consulte, vous recevrez souvent des emails de personnes qui vous demandent comment faire leur travail. Ce n'est pas un problème, après tout il faut travailler en équipe et il n'y a pas de mal à aider les gens. Mais à partir d'un certain seuil, vous pouvez vous rendre compte que votre temps à vous aussi est précieux. Si on vous sollicite trop fréquemment sur une problématique dont vous êtes l'expert, rédigez donc un document qui en trace les tenants et les aboutissants et postez le sur l'intranet de l'entreprise. Lorsque quelqu'un vous sollicitera, il vous suffira de répondre rapidement avec un lien vers les instructions. Vous économiserez ainsi du temps sur le long terme.La dernière stratégie s'appelle «Le Ninja Outlook». En effet Outlook offre la possibilité de catégoriser les nombreux messages que nous recevons dans notre boîte de réception. Les catégories de couleurs ont pour avantage de devenir des repères visuels qui facilitent l'organisation et qui constituent un complément pratique aux dossiers. Il ne faut pas hésiter à utiliser cette fonctionnalité car l'efficacité est avant tout une question d'organisation. On espère ainsi que ces stratégies de réponse et d'organisation vous auront donné de bonnes idées pour mieux gérer votre boîte email et ainsi réduire votre stress.
