La conservation d'un document n'est pas chose aisée. Perte de temps, risque d'altération, leur gestion peut parfois poser problème. L'avis d'un spécialiste. Tenez-vous bien. Le personnel d'une entreprise passe 45% de son temps à chercher l'information et à consulter la documentation. De 20 à 40 % des comptes d'exploitation sont alloués au traitement de l'information et à son archivage. 5% de l'information sont perdus ou altérés au sein de l'entreprise. 10 à 15% des documents sont stratégiques pour assurer la survie d'une organisation. 90% de l'information est véhiculée sous forme de papier dont 50 % d'origine informatique. Tels sont les constats qu'a pus tirer Archivex à travers une étude qu'elle a réalisée sur le marché marocain. La meilleure solution pour sauvegarder une information reste, de l'avis d'Archivex, de dématérialiser la documentation à travers sa numérisation et l'insérer dans un système d'information. Le processus d'archivage se décline en plusieurs sous-étapes. Il s'agit d'abord d'élaborer un plan d'archivage, assainir les documents existants (tri, classement, conditionnement et inventaire), conservation de la documentation avant de pouvoir la consulter. Les étapes sont presque les mêmes pour l'archivage physique et informatique. Les procédés et la qualité de prestation diffèrent par contre. Si la procédure de la conservation physique est facile à imaginer, celle informatisée demande du matériel approprié et des connaissances techniques pointues dans des domaines tel le scannage, l'indexation… Vient alors l'étape post-archivage, donc celle qui intéresse le plus le client. Consultation, recherche et diffusion. Les cadres d'Arhivex assurent une formation à leurs clients. Elle peut aller d'une demi-journée pour des besoins de recherche à 2 jours au profit des personnes en charge d'administrer l'opération de recherche ou diffusion.
