Dans la première partie de notre article intitulé «Réussir l'expatriation : Quels rôles pour la DRH ? », nous avions évoqué le recueil d'informations que la DRH doit préparer sous forme de « Guide d'accueil pays » en amont, dès que la décision d'implantation en Afrique est prise par le conseil d'administration. Dans cette 2ème partie de l'article nous allons aborder le processus du choix des expatriés pour la mobilité à l'international, ainsi que la démarche du DRH pour préparer le départ de l'expatrié en Afrique. Sachant qu'un départ bien préparé conditionnera la réussite de la suite du processus d'expatriation. Avant d'enclencher le processus de mobilité à l'international, la DRH doit préparer les conditions d'accueil des expatriés dans les pays d'implantations : les logements, la restauration, la logistique de transport, le choix des locaux administratifs et le mobilier de bureau, aménagement des espaces de travail, la signature des conventions avec les compagnies d'assurances, les cliniques et hôpitaux pour la prise en charge en cas de Maladie, etc. Pour ce faire, le DRH doit coordonner ses activités avec les différentes directions de l'entreprise notamment les achats, le juridique & Assurance et le Médecin de travail. Choix des expatriés Tout d'abord, il faut considérer que l'expatriation est un investissement pour l'entreprise. En effet, au-delà du salaire de l'expatrié s'ajoute d'autres éléments de rémunérations et avantages notamment l'indemnité d'expatriation, la prise en charge du logement, la scolarisation des enfants, les frais de location des voitures de fonction, les frais de voyages, etc. Par conséquent, le processus du choix des candidats à l'expatriation doit être géré de façon méthodique et transparente selon des règles préalablement établies et connues par le personnel de l'entreprise, vu que l'expérience d'expatriation attire de plus en plus les managers marocains. Une fois l'organigramme de la future structure est validé par la Direction Générale, le DRH prépare la liste des postes qui devraient être tenus par les expatriés et lance un appel à candidature interne (par affichage ou site intranet de l'entreprise). Les postes à pourvoir doivent mentionner, les missions, les dimensions, le périmètre et l'environnement liés au poste ainsi que les compétences exigées pour le titulaire du poste en termes de savoir, savoir-faire et savoir être. Une première évaluation des candidatures doit être faite par la DRH, avant de passer à la phase des entretiens avec les responsables concernés. Le processus doit être mené comme s'il s'agit d'un recrutement externe avec si possible, pour des postes jugés critiques, une évaluation des traits de personnalités ainsi que les valeurs personnelles et interpersonnelles des candidats, par des outils d'évaluation comme le SOSIE, MBTI… Durant cette phase, la DRH doit favoriser et encourager les candidatures internes pour la mobilité à l'international, vu (i) leur parfaite connaissance de l'entreprise et ses valeurs et par conséquent, ils seront les meilleurs ambassadeurs de l'entreprise dans le pays d'accueil, (ii) leurs expertises métiers qui vont leurs permettre d'assurer le transfert du savoir-faire vers les collaborateurs locaux. Se préparer à l'expatriation avant le départ Une fois les candidats à l'expatriation retenus, la DRH doit élaborer une feuille de route, qui doit comprendre l'ensemble des actions que nous jugeons prioritaires avant le départ des expatriés à savoir : * Recevoir chaque candidat pour lui expliquer ses missions, les objectifs attendus et notamment ceux liés au transfert du savoir-faire aux locaux, la durée de sa mission ( 3 à 5 ans maximum), rappeler les conditions d'expatriations à savoir la prise en charge du logement, transport et scolarisation des enfants, la rémunération, le système de récupération, la couverture médicale, l'assistance au rapatriement, l'assistance à la famille de l'expatrié si celle-ci reste au Maroc, etc. Toutes ses informations doivent être formalisées dans un guide remis à chaque candidat à l'expatriation appelé : « Guide d'expatrié ». Par ailleurs, la DRH doit rassurer l'expatrié quant à sa gestion de carrière et le développement de ses compétences tout au long de son expatriation et l'informer sur les différents canaux de communication qui seront mis en place pour être à son écoute et assurer un contact permanent. * Organiser la visite médicale du candidat à l'expatriation. Une fiche d'aptitude doit être délivrée par le médecin de travail avant de faire les vaccins nécessaires exigés par les pays Africains (Carnet jaune délivré par l'institut pasteur). C'est l'occasion également pour que le médecin de travail puisse sensibiliser les expatriés sur les risques sanitaires et les dispositions de prévention à prendre durant leur séjour. * Préparer le dossier administratif de l'expatrié pour demander l'autorisation de travail et de séjour dans le pays d'accueil. Parmi les documents souvent demandés il y a le CV actualisé, les diplômes certifiés conformes et traduit en langue du pays d'accueil, la description du poste, une attestation d'assurance, une attestation de travail indiquant les compétences clés de l'expatrié et le contrat local conforme à la réglementation du pays. * S'assurer de la validité du passeport et préparer le dossier pour le visa (si visa exigé par le pays d'accueil) ; * Préparer l'avenant au contrat qui formalise les conditions d'expatriation (pays et lieu d'expatriation, durée d'expatriation, les conditions de rémunérations, système de récupération, ...). L'avenant doit être signé par le représentant légal de l'entreprise et l'expatrié ; * Organiser une formation des expatriés sur l'interculturel notamment sur les coutumes et us du pays d'accueil, la manière de se comporter avec les collaborateurs et les collègues locaux, comprendre les règles de fonctionnement du pays sur le plan politique, administratif, économique, ethnique, culturel, etc. L'objectif est de réussir l'intégration rapide de l'expatrié dans le pays d'accueil et éviter tout comportement qui, par inadvertance, pourrait nuire à l'image et la réputation de l'entreprise mère. La préparation du départ de l'expatrié peut prendre 1 à 3 mois, la DRH est la garante pour réussir cette phase, qui va conditionner la suite du processus d'expatriation. Une fois le départ des expatriés dans le pays d'accueil est concrétisé, la DRH doit assurer un contact permanent avec les expatriés, c'est ce que nous allons voir dans la 3ème partie de cet article. A suivre ! Par Kamal FAHMI Kamal Fahmi est ex Directeur des Ressources Humaines à l'international du Groupe Managem et Membre du Bureau National de l'AGEF
