Comme chaque début d'année, nous devons faire valider notre budget par la Direction. Or, s'il est vrai que les résultats étaient décevants pour 2009, je suis persuadée que 2010 sera meilleure à condition de mettre les moyens. Aussi, j'ai l'intention de présenter un budget à la hausse, mais le hic, c'est que la Direction nous a demandé de faire au «plus juste». De plus, je ne suis pas une grande «pro» de la communication et j'ai tendance à perdre mes moyens face à ce type d'auditoire (avec mon équipe pas de problème, je suis à l'aise et capable de soulever des montagnes). Pour présenter mon budget, je vais donc avoir environ 30 mn qui seront décisives pour toute l'année ! Que me conseillez-vous ? K.C. CASABLANCA Bravo, car vous avez compris qu'il s'agit de retrousser encore plus les manches (au lieu de baisser les bras) pour 2010 et de donner le tonus à votre équipe pour y arriver. Vous démontrez ainsi votre leadership. Maintenant, ces trente minutes vont devoir être calibrées au millimètre près ! Entrée en matière Si vous rentrez trop vite dans le vif du sujet vous risquez d'avoir des rejets quasi immédiats. Aussi, il s'agit de «préparer» votre auditoire à ce que vous allez présenter. Cette entrée en matière vous permettra d'amener plus naturellement votre auditoire à comprendre la logique de votre budget et d'être attentif à la suite. Aussi, démarrez avec un bref résumé de 2009, puis enchaînez avec des données concrètes et fiables sur le potentiel pour 2010. Ne la survendez pas non plus par un optimisme effréné qui risquerait de vous décrédibiliser mais rester le plus factuelle possible. Argumentation Au final, un budget reste un tableau avec des colonnes «plus ou moins», ce qui dérange des actionnaires n'est pas forcément la colonne «dépenses» mais la corrélation entre cette dernière et celle qui concerne «les plus». Aussi, n'oubliez pas de corréler en permanence ces données. Ainsi, si vous souhaitez procéder à des recrutements, corrélez cette donnée avec le retour sur investissement en fin d'année. Flexibilité et créativité Pensez également à communiquer des données concernant votre concurrence, si vous pouvez donner quelques informations sur leur mode d'organisation, sur les facteurs-clés de succès qui leur ont permis de vous prendre des marchés, vous éveillerez certainement en votre auditoire quelques doutes sur leur approche «frileuse». Annoncer une hausse de budget sur tous les postes serait une erreur de votre part ! En effet, il est préférable de leur démontrer que, si vous avez prévu une hausse sur le poste recrutement, vous avez également trouvé une solution pour réduire le poste déplacement en revoyant la procédure. En agissant de la sorte, vous aurez démontré que vous avez cherché à coller au mieux aux directives de la Direction, et ce, à chaque fois que cela était possible. Enfin, soyez «smart» dans vos propositions car, comme le dit le vieil adage, «un tiens vaut mieux que deux tu l'auras» : restez raisonnable dans vos attentes ! En la matière, attendez-vous à toutes sortes de critiques. Et c'est la raison pour laquelle vous devrez les anticiper lors de votre préparation afin d'avoir quelques réponses argumentées «prêtes à l'emploi». Si cela arrive, évitez de dire «je m'attendais à cette question et d'ailleurs j'ai préparé quelques chiffres pour vous dans ce sens», au contraire, jouer le jeu de «la surprise» en répondant du tac au tac à votre interlocuteur sans pour autant vous départir d'un calme qui épatera tout le monde et bâtira ainsi encore plus votre crédibilité. Entraînez-vous Le fait de perdre ses moyens face à un auditoire spécifique est très courant, rassurez-vous. Mais vous pouvez inverser la tendance. Comment ? En vous entraînant au maximum sur ce que vous allez dire ! Répétez votre présentation (même seule) le plus possible, et, si vous avez le temps, participez à une formation en la matière qui vous aidera certainement à découvrir quelques outils simples et surtout à vous apercevoir qu'il n'y a pas d'orateur «naturellement» bon. Il n'y a que des orateurs préparés !
