La réunion est aujourd'hui un outil de management à part entière régi par des règles bien déterminées. Mener une réunion suppose donc des capacités managériales à assurer au préalable. Plusieurs témoignages parviennent généralement aux coachs spécialisés notant entre autres des inquiétudes quant à la méthode à adopter, à la motivation des équipes ou encore au temps imparti aux réunions. Face à ces interrogations, les spécialistes sont unanimes, sans révéler de secrets de polichinelle, ces derniers soulignent l'importance de «préparer sa réunion». La chose paraît simple dans le principe mais en réalité la majorité des réunions ne sont pas sérieusement préparées, ce qui aboutit dans de très nombreux cas à des réunions qui durent des heures sans réels résultats probants. Une réunion doit obligatoirement avoir un objet clairement défini en «ordre du jour» se déclinant lui-même en une phrase simple et concise. Cette étape de centrage des objectifs du «meeting» permet alors de distinguer les principales personnes concernées par les discussions à entreprendre. En d'autres termes, toute l'équipe qui forme l'entreprise ne doit pas être tenue de prendre part à la réunion. «En réunion, nous préférons convier un maximum de personnes afin que nous puissions avoir un espace d'échange d'idées et de points de vues constructifs», témoigne un employé. «Une erreur» selon les spécialistes du coaching qui demande aux managers de se demander préalablement quelle valeur ajoutée peut présenter chaque personne à sélectionner. Construire ainsi un panel d'intervenants permet de «structurer les discours et assurer la fluidité de la réunion». En assurant ces prérequis, la gestion de la réunion devient plus simple à confier à une personne désignée qui sera le chef d'orchestre chargé de garantir le respect du timing. Top chrono ! Cela peut paraître exagéré, mais les coachs sont clairs. La présence d'un chronomètre sur une table de réunion peut s'avérer d'une grande utilité. Ce n'est certes pas un outil managérial très commun mais à l'instar des grands athlètes, déterminer une durée pour atteindre des objectifs fixés est le meilleur moyen de mettre un maximum de chances de son côté pour y parvenir. «Il est parfois difficile d'interrompre une intervention intéressante», déplore un manager qui insiste sur le caractère frustrant de cette initiative. Pour Loubna Ghanam, coach en management : «des temps de paroles pas respectés ou pas équilibrés témoignent d'un manque de préparation total de la réunion». Disserter d'un sujet relève en effet souvent de l'improvisation, qui non seulement donnerait une mauvaise image de l'intervenant mais viendrait également disperser l'attention des interlocuteurs qui perdent automatiquement l'objectif même de la réunion. D'où l'intérêt de «préparez des documents : synthétiques n'excédant généralement pas 2 pages et construits sur le principe du marking points ou faits marquants». Une bonne gestion du temps découlant d'une préparation sérieuse de la réunion permet alors de dégager au final un temps pour «récapituler». faire le point en début de réunion, mentionner les points à couvrir et à rappeler en fin de réunion, les points couverts avec leurs actions, est primordial. Répondre concrètement aux questions : «qui fait quoi ? Avec qui ? Pour quand ?» et quelle est la prochaine étape à suivre, permet de poser un plan d'application des mesures, décisions et engagements pris, qui facilitent à terme la responsabilisation du cadre salarié qui prend ainsi conscience du rôle moteur qu'il peut jouer à son niveau dans le développement de l'entreprise.
