الأرشيف الأخضر.. أو عندما يساهم التدبير العقلاني للوثائق في الحفاظ على البيئة

في الوقت الذي أصبح فيه الورق أكثر تكلفة، تعتبر الوثائق أو المنشورات الوسيلة المفضلة للتواصل داخل أغلب المؤسسات، فبالرغم من الأهمية التي تكتسيها الوثيقة الأرشيفية من حيث الإثبات والتوثيق،
باعتبارها وديعة ذات قيمة إدارية وتاريخية وفكرية وعلمية، تعتبر هذه الأخيرة مكلِفة الصنع، ليس فقط على المستوى المادي، بل أيضا على المستويين البيئي والطاقي.
إن اعتقاد البعض أن تطوير التكنولوجيات الجديدة سيفضي حتما إلى زوال الورق وحل مشكلة بعثرة الوثائق داخل المكاتب الإدارية، وبالتالي ندرة الأرشفة الورقية، تصور غير صائب. على العكس من ذلك، فقد قاد ظهور الحاسوب والبرامج المكتبية إلى استخدامات جديدة للورقة، مما أدى إلى تزايد الحاجة للطباعة، وبالتالي نسخ أضعاف مضاعفة من الوثائق. وبما أن معظم الأشخاص لديهم الآلة الطابعة في المنزل أو داخل المكتب، ووفق أرقام أصدرتها مجلة "الإيكونوميست" البريطانية، فإنه تتم طباعة 15.000 مليار ورقة سنويا عبر هذه الآلات، ما يعادل حوالي 475.000 ورقة في الثانية الواحدة. ناهيك عن الكَم الهائل من الأشجار التي تقطع سنويا في غابات العالم من أجل الحصول على الورق، وخاصة منها غابة الأمازون التي فقدت 390 مليار شجرة خلال العشرية الأخيرة.
وفي هذا الصدد، تجدر الإشارة إلى أنه يتم استهلاك 339 مليون طن سنويا من الورق في جميع أنحاء العالم، أي ما يعادل 10.750 كيلوغرام في الثانية، مع العلم أن الطلب العالمي على الورق من المرتقب أن يتضاعف بمعدل 2.2٪ في أواخر عام 2015، وهو ما يقارب معدل النمو الاقتصادي العالمي الذي يعادل ٪ 2.9. أما استبدال الغابات الطبيعية الأولية بزرع أشجار جديدة لن يحل إشكالية الفقر البيئي الذي تعرفه، ناهيك عن المدة الزمنية التي يستغرقها نموها.
استنادا إلى ما سلف، فقد كشف تقرير صدر حديثا لمنظمة غرين بيس (Greenpeace) غير الحكومية والمتخصصة في حماية البيئة، أنه يتم تقطيع شجرة – بحجم و طول متوسط – لتصنيع 40 كيلوغرام من الورق، أي حوالي 8.000 ورقة من الحجم A4 بوزن 80 غرام، مع العلم أن صناعة الورق تتطلب مخزونا طاقيا ومائيا غاية في الأهمية.
وإذا كان الكثير منا يختزل عمله الأرشيفي في تلك الوظيفة الشاقة التي يتحمل صاحبها عناء غبار الوثائق القديمة، فإن عدم تدبير الأرشيف الورقي والإلكتروني بالشكل الذي يجب يؤدي إلى مضيعة الوقت والجهد في البحث وسط كم هائل من الوثائق المبعثرة، وبالتالي إعادة طبع هذه الأخيرة، بالإضافة إلى انعكاسات بعض العادات السيئة كإقدام عدد من الأشخاص على طبع كل ما بحوزتهم من ملفات إلكترونية ورسائل بريدية من أجل مطالعتها مرة واحدة ثم رميها في القمامة، بينما يستطيعون الاطلاع على محتواها أو إدخال تعديلات عليها مباشرة عبر الحاسوب.
في هذا السياق، توصل سوفير ميرشانداني، وهو طالب بمدينة بيتسبرغ الأمريكية، إلى وسيلة للحفاظ على البيئة وتحقيق تَوْفيرَات مهمة للإدارة الأمريكية دون بذل جهد كبير فقط باستخدام الخط الطابع الأقل استهلاكا للحبر، مع العلم أن الحبر أغلى من العطر الفرنسي بالنسبة لنفس الكمية (ثمن بخ صغير من العطر هو 340 درهم، في حين أن مقابله بنفس الكمية من الحبر هيوليت باكارد (HP) هو 670 درهم).
وبعد دراسة متأنية لكمية استهلاك الحبر من طرف أصناف الخطوط الموجودة ضمن البرنامج المعلوماتي Word، وجد سوفير ميرشانداني أن الخط "Garamond" هو أقل استهلاكا للحبر، مقارنة ب "Time New Roman" و"Comic Sans" المستعملين في أغلب الحالات، وقد أفضت الدراسة المذكورة إلى أن هذا الأمر طبيعي لكون الخط "Garamond" الأقل سُمكا بالبرنامج المكتبي المذكور، وبالتالي فإن استخدامه يتيح خفض استهلاك الحبر بنسبة ٪24 ومن تم توفير 20,000 دولار سنويا.
وعند تطبيقه هذا الاكتشاف على مستوى الإدارة الأمريكية، وجد الطالب الأمريكي أن هذه التقنية ستقلل من مجموع تكاليفها بنسبة %30 من الميزانية المخصصة لاقتناء الحبر، أي توفير 370 مليون دولار سنويا.
على ضوء المعطيات المذكورة أعلاه، أقترح على المؤسسات الحكومية المغربية فرض وتعميم استعمال خط "Garamond" في بلورة الوثائق الإدارية، لكونه الأكثر اقتصادا للحبر، بالإضافة إلى الطباعة على وجهي الورقة وكذا استخدام الورق المعاد تدويره والأخف من 80 غرام وغير المبيض بالكلور (TCF)، مع وضع علب أو صناديق رهن إشارة الموظفين قصد جمع الورق المستعمل وإعادة تدويره لاحقا.
على صعيد آخر، ينبغي إعادة التفكير في سبل تنظيم المخزون الأرشيفي في اتجاه عقلنة تدبيره، وكذا محاربة عقلية "أطبع كل الأوراق" المضرة والمكلفة جدا، مع العلم أنه يمكن قراءة وحفظ الوثائق الخاصة بنا على جهاز الكمبيوتر... هذه الحيل البسيطة وغيرها ستمكننا من مكافحة اجتثاث الغابات وكذا توفير وقتنا ومالِنا وطاقتنا... فاطبعوا بحكمة !
*خبير في الأرشيف