هندسة تدبير الأرشيف بإدارات الدولة

إصدار القانون رقم 69.99 المتعلق بالأرشيف، شكل خطوة مهمة - رغم تأخرها - في اتجاه إعادة الاعتبار للأرشيف العامة بعد عقود من التهميش والإقصاء، باعتبارها قيمة تاريخية وعلمية وثقافية وتراثية وهوياتية وحقوقية وغيرها، ومرآة عاكسة لاستمرارية الدولة ومعبرة عن سيرورة المجتمع وما يشهده من دينامية متعددة الزوايا، وهو قانون، بالقدر ما رسم معالم المؤسسة الحاضنة (أرشيف المغرب) من حيث المهام و الاختصاصات والصلاحيات، بالقدر ما وضع خارطة طريق أو "هندسة جديدة" لتدبير الأرشيف بمختلف الإدارات العمومية، بما يضمن شروط الحفظ والتنظيم، ويقطع بشكل لا رجعة فيه، مع بعض الممارسات الإدارية التي لزمت تدبير الشأن الأرشيفي منذ الاستقلال، ارتبطت في شموليتها بمفردات العبث والارتباك والعشوائية والفوضوية، وامتداد القانون الأرشيفي إلى مختلف الإدارات العمومية، يمنح "مؤسسة أرشيف المغرب" سلطة مراقبة وتتبع "الأرشيف العامة" في مختلف أطوار حياتها، بدءا بالأرشيف "الجارية"، مرورا بالأرشيف "الوسيطة" وانتهاء بالأرشيف "النهائية".
في هذا الإطار، واستقراء لمقتضيات القانون الأرشيفي، فقد ربط المشرع "الأرشيف العامة" بمختلف الوثائق التي تكونها، في إطار مزاولة نشاطها: الدولة والجماعات المحلية والمؤسسات والمنشآت العامة، والهيئات الخاصة المكلفة بإدارة مرفق من المرافق العامة، في ما يتعلق بالأرشيف الناتجة عن نشاط هذا المرفق (المادة 3)، وكل هذه الإدارات والهيئات أو المؤسسات، مدعوة، عند انتهاء نشاطها، أن تسلم أرشيفها إلى "مؤسسة أرشيف المغرب" ما لم تسند اختصاصاتها إلى هيئة تخلفها (المادة 4)، ومدعوة في نفس الآن، أن تقوم بتعاون مع المؤسسة المعنية، وفق مهامها، بإعداد وتنفيذ برنامج لتدبير أرشيفها العادية والأرشيف الوسيطة، يحدد (البرنامج) الهياكل والوسائل والإجراءات التي تمكن من تدبير الوثائق من يوم إحداثها، إلى تاريخ تصنيفها النهائي في مصلحة أرشيف عامة أو تاريخ إتلافها (المادة 5).
وتفعيلا لمقتضيات هذا القانون الأرشيفي، سيما المواد 5و9و10و11، تم إصدار المرسوم التطبيقي رقم 2.14.267 الصادر في 21 محرم 1437 (4 نونبر 2015) القاضي بتحديد شروط وإجراءات تدبير وفرز وإتلاف الأرشيف العادي والوسيط، وشروط وإجراءات تسليم الأرشيف النهائي، وهو مرسوم وضع مختلف إدارات الدولة أمام هندسة جديدة، تضعها أمام مسؤوليات متعددة المستويات، نختزلها في إلزامها بوضع برنامج لتدبير الأرشيف وإرساء لبنات الهياكل المكلفة بتنفيذه (الباب الأول) وتدبير الأرشيف العادي والأرشيف الوسيط (الباب الثاني) وفرز وإتلاف الأرشيف (الباب الثالث) وتسليم الأرشيف النهائي إلى مؤسسة أرشيف المغرب (الباب الرابع)، وكلها مسؤوليات أوجبت على إدارات الدولة، القيام بعدد من الإجراءات، لتكون منسجمة ومتناغمة مع ما جاء به "المرسوم التطبيقي" من مقتضيات، نلخصها على النحو التالي:
1.لجنة للأرشيف وبنية إدارية مكلفة به:
طبقا لمقتضيات القانون الأرشيفي (المادة الخامسة)، تتولى إدارات الدولة والجماعات الترابية والمؤسسات والمقاولات العمومية، والهيئات المكلفة بإدارة مرفق من المرافق العامة، بتعاون مع "مؤسسة أرشيف المغرب"، إعداد وتنفيذ برامج لتدبير أرشيفها العادي والوسيط، وفق مقتضيات المادتين السابعة والثامنة من القانون المذكور، وتحقيقا لهذه الغاية، تم إلزام إدارات الدولة - حسب مقتضيات المادة الأولى من المرسوم التطبيقي - بإحداث "لجنة للأرشيف" و"بنية إدارية" مكلفة به.
أ. لجنة للأرشيف: تتكون "لجنة الأرشيف" الخاصة بكل إدارة، حسب مقتضى المادة الثانية، من: الكاتب العام للقطاع الوزاري المعني أو من يمثله بصفته رئيسا، ممثل واحد عن كل مديرية مركزية بالقطاع الوزاري المعني، المسؤول عن البنية الإدارية، بصفته كاتبا دائما للجنة، وكدا ممثلين عن المصالح غير الممركزة، يعينون من طرف رئيس الإدارة المعنية، وقد منحت ذات المادة، لرئيس لجنة الأرشيف، صلاحية الاستعانة على سبيل الاستشارة، كلما اقتضت الضرورة ذلك، بممثل عن مؤسسة أرشيف المغرب، وبكل شخص ذي كفاءة وخبرة في مجال تدبير الأرشيف، وهذه اللجنة، تجتمع - حسب مقتضى المادة الثالثة - مرتين في السنة على الأقل، وتضطلع بمهمة:
- دراسة برنامج تدبير الأرشيف الخاص بالقطاع الوزاري المعني، الذي يتم إعداده بتعاون مع مؤسسة أرشيف المغرب، والعمل على تتبع تنفيذه.
- تقييم حصيلة الأنشطة المنجزة من قبل القطاع المعني في مجال تدبير الأرشيف الخاص به، واقتراح الإجراءات الواجب اتخاذها لتحسين أساليب التدبير وضمان فعاليتها.
- المصادقة على تقرير أنشطة البنية الإدارية.
ب. بنية إدارية مكلفة بالأرشيف: تدرج ضمن الهياكل التنظيمية للقطاعات الوزارية، وتضع الإدارة رهن إشارتها، كل الوسائل المادية والتقنية اللازمة، كما تضع رهن إشارتها الموارد البشرية المؤهلة في مجال الأرشيف، أو التي تلقت تكوينا متخصصا فيه، يسمح لها بالاضطلاع بمهامها على الوجه المطلوب (المادة الرابعة)، وهي لجنة تمارس مهامها تحت سلطة الكاتب العام للقطاع الوزاري المعني، في إطار من التعاون والتنسيق مع مؤسسة أرشيف المغرب، وتضطلع بمهام متعددة المستويات، منها " إعداد المعطيات الإدارية والتقنية الخاصة بأرشيف القطاع الوزاري المعني، وجعلها رهن إشارة مؤسسة أرشيف المغرب" و"تنفيذ برامج تدبير الأرشيف المصادق عليه من قبل لجنة الأرشيف"، و"تقديم الدعم التقني اللازم لمختلف الوحدات الإدارية بالإدارة المعنية، من أجل ضمان حسن تطبيق قواعد وإجراءات تدبير أرشيفها العادي" ... (المادة الخامسة).
2. توفير الموارد اللازمة:
لم يكتف المشرع بإلزام الإدارات بإحداث بنيات إدارية مكلفة بالأرشيف، بل أوجب عليها حسب مقتضى المادة الرابعة من المرسوم التطبيقي، توفير مختلف الوسائل المادية والتقنية اللازمة، بما في ذلك، الموارد البشرية المؤهلة:
أ. الموارد البشرية المؤهلة: التطبيق الناجع لبرامج تدبير الأرشيف على مستوى الإدارات العمومية، يقتضي توفير الموارد البشرية الكافية والمؤهلة أو التي تلقت تكوينا تخصصيا في مجال الأرشيف، وهذا من شأنه أن يقطع مع مشاهد العبث والارتباك والارتجال في تدبير الشأن الأرشيفي، وأن يضع حدا بشكل لا رجعة فيه، مع بعض الممارسات الإدارية التي سادت طيلة عقود، والتي أسست لمفهوم للأرشيف ارتبط في الأذهان والتمثلات، بمفردات الزجر والعقاب والتهميش والإقصاء، وفي هذا الصدد، يمكن الإشارة إلى الدور الذي تضطلع به مؤسسة "علوم الإعلام" (مدرسة علوم المعلومات حاليا) على مستوى توفير تكوين مهني عال في مهن التوثيق والأرشفة، ولا شك أن إنشاء البنيات الإدارية الأرشيفية، سيفتح فرصا للاندماج المهني أمام خريجي هذه المدرسة العليا، وهذا من شأنه، أن يساهم في تجويد وعقلنة الممارسة الأرشيفية بمختلف الإدارات العمومية، لكن في نفس الآن، نؤكد على ضرورة تحسين ظروف العاملين في الأرشيف، وإحاطتهم بكافة شروط الدعم والتحفيز والحماية اللازمة، من منطلق أن "العنصر البشري" هو القوة الدافعة لأية "استراتيجية أرشيفية".
ب. الموارد المادية والتقنية: موازاة مع توفيرها للموارد البشرية الكافية، فالإدارات العمومية ملزمة حسب مقتضى المادة الرابعة، بتوفير كل الوسائل المالية والتقنية اللازمة، التي تسمح بتنفيذ برامج تدبير الأرشيف، من قبيل المكاتب والحواسيب والماسحات الضوئية، وكدا كل وسائل العمل الضرورية ووسائل الوقاية والحماية، وهذا المسعى، يقتضي، استحضار تكاليف تدبير الأرشيف وحفظه، عند إعداد مشاريع الميزانية السنوية للقطاع المعني، بتنسيق مع وزارة الاقتصاد والمالية.
وبالقدر ما يمكن تثمين ما حمله التشريع الأرشيفي ( القانون 69.99 ومرسومه التطبيقي) من مقتضيات وأحكام، من شأنها ضمان التدبير الأمثل لحياة الأرشيف العامة (جارية، وسيطة، نهائية) والقطع مع كل ممارسات العبث والعشوائية والفوضوية، بالقدر ما نرى أن الممارسة الأرشيفية بمختلف المصالح الادارية بإدارات الدولة والجماعات الترابية، لازالت تعتريها بعض مشاهد القصور والمحدودية، وهو ما خلصت إليه دراسة قيمة سابقة، قامت بها "مؤسسة أرشيف المغرب" حول "واقع الأرشيف والممارسة الأرشيفية بالإدارات المركزية للدولة "، أبانت أن الممارسة الأرشيفية بالإدارات المركزية لا ترقى في شموليتها إلى المستوى المطلوب، وهي وضعية، اقتضت من السيد رئيس الحكومة، إصدار منشور رقم 2018/19 بتاريخ 17 دجنبر 2018 بشأن تفعيل برامج تدبير الأرشيف، تم من خلاله دعوة مختلف إدارات الدولة، إلى "التعامل الإيجابي مع مؤسسة أرشيف المغرب قصد تمكينها من أداء مهامها وفق ما ينص عليه قانون الأرشيف ومرسومه التطبيقي، و"تسريع وثيرة إعداد وتنفيذ برامج تدبير الأرشيف، وفق المادة الخامسة من القانون المنظم للأرشيف والمادة الأولى من مرسومه التطبيقي"، كما أبانت ذات الدراسة، أن المصالح العمومية في أمس الحاجة إلى دليل مرجعي يتم الاستئناس به، لأجرأة مقتضيات القانون الأرشيفي ومرسومه التطبيقي، مما شكل قوة دافعة لإصدار "الدليل المرجعي لتدبير الأرشيف العمومي" سنة 2017، والذي يعول عليه في تجويد الممارسة الأرشيفية بمختلف الإدارات العمومية.
وعليه، وتأسيسا على ما سلف، نؤكد أن الهندسة الأرشيفية الجديدة التي رسم معالمها الكبرى "القانون المنظم للأرشيف" و"مرسومه التطبيقي"، بالقدر ما نظمت الشأن الأرشيفي وأبعدته عن ممارسات العبث والارتباك والعشوائية، بالقدر ما نرى أن نجاعتها، تبقى رهينة أولا، بمدى التقيد بما سطره المشرع الأرشيفي من إجراءات عملية، مرتبطة أساسا بالبنيات والهياكل الإدارية المكلفة بالأرشيف والموارد المادية والتقنية والوسائل البشرية اللازمة، ورهينة ثانيا، بمدى حضور ثقافة الأرشيف في الإدارات العمومية ومدى تقدير الأرشيف وتثمينه، كقيمة تاريخية وعلمية وثقافية وتراثية وهوياتية وحقوقية وحداثية، وفي جميع الحالات، نراهن على "مؤسسة أرشيف المغرب" في مراقبة وتتبع مدى التزام الإدارات بأحكام التشريع الأرشيفي، وهذا المطلب، يقتضي الارتقاء بمستوى مواردها المادية والتقنية واللوجستية والبشرية، بشكل يسمح لها بممارسة ما سطره لها القانون من مهام واختصاصات وصلاحيات، ونراهن في نفس الآن، على إرادة الدولة، التي تتحمل مسؤولية رعاية "مؤسسة عمومية استراتيجية"، وإحاطتها بكافة شروط الجاذبية والإشعاع، لتكون مرآة عاكسة لهيبة الدولة واستمراريتها، وحاضنة وفية للتراث المشترك وحارسة أمينة للهوية والذاكرة الجماعية..، ونختم بالقول، أن "الأرشيف" في شموليته، هو "ثقافة" دولة ومجتمع على حد سواء، تملكها أو إدراكها، يحتاج إلى التقيد بالقانون، ويحتاج قطعا إلى نفس وجهد مستدام، وقبل هذا وذاك، يحتاج إلى ''مواطنة حقة" تؤمن أن صون الأرشيف، هو صون للتاريخ والتراث والهوية والذاكرة الجماعية، وحفظ لوطن، يعد بيتنا المشترك، الذي يقينا من حرارة التشرذم وقساوة الشتات..