لا حكامة جيدة بدون تدبير جيد للأرشيف !

محضر اجتماع، سند طلب، قرار توظيف، قانون أساسي، طلبات عروض، عقد... وثائق إدارية قَيِمة من بين أخرى تشكل العمود الفقري للتدبير الإداري ورقية كانت أم إلكترونية، فهي النواة التي تحتوي على جُل المعلومات التي أنتجتها أو تسلمتها إدارة ما، وتمكن من إجراء مجموع المعاملات والعمليات الإدارية، لدى وجب اعتبار هذه الوثائق شريانا رئيسيا للإدارة، لكونها تلعب ليس فقط دور الذاكرة الفورية أي التحقق من الوقائع وتحليلها ومقارنتها، وإنما كذلك دور الذاكرة التراكمية التي تعني نقل الخبرات الإدارية من مسؤول إلى آخر.
وفي ظل السعي نحو ترسيخ جوهر "الحكامة الجيدة" الذي تعكسه توجهات بلادنا، يعتبر الأرشيف أحد أبلغ المؤشرات الدالة على ديمقراطية وشفافية الدولة وحماية حقوق مواطنيها، وركنا من أركان تقدمها ورقيها. فالأرشيف والأرصدة الوثائقية تشكل الرأسمال اللامادي الذي تُسير به شؤون الوطن والمواطن من داخل الإدارات والمؤسسات والهيئات الوطنية، لما يلعبه من دور فعال في تأطير حق الولوج إلى المعلومة وإرساء دولة الحق والديمقراطية والمؤسسات.
في هذا الصدد، وتطبيقا لمثل هذه المبادئ، يتعين على المسؤولين من رجال الدولة حماية المؤسسات الحكومية ومصالح المواطنين عن طريق ممارسة قواعد الحكامة الجيدة. وبالعودة إلى مضمون هذا المفهوم، فإن الأخير يعني أن تنمية البلد ترتكز أساسا على حسن تدبير موارده، بما في ذلك احترام سيادة القانون والشفافية ومكافحة الفساد واحترام حقوق الإنسان وحسن إدارة الشؤون العامة وربط المسؤولية بالمحاسبة وتعزيز الديمقراطية التشاركية.
ومن البديهي أن عدم تدبير الأرشيف بالشكل اللائق يشكل خللا وظيفيا في الحكامة الجيدة، خصوصا في شقيها المادي والحقوقي، ففي ظل غياب وعي وثقافة أرشيفية بإداراتنا، نجد أنفسنا أمام بعض الممارسات "المشينة" لكون بعض المسؤولين – عند انتهاء وِلايتهم – يحملون معهم بعض الملفات الإدارية التي تشكلت خلال مزاولة مهامهم الإدارية وكأنها في ملكيتهم الخاصة! فتصير الإدارة عاجزة لكونها غير قادرة على الدفاع عن نفسها أمام المحكمة أو مُدقِق الحسابات، وغير مؤهلة لإثبات بعض الحقوق والنفقات والمشاريع نظرا لاختفاء الأدلة التي تبرر ذلك، مما يؤدي إلى ضياع حقوق موظفيها وعملائها هباءً، إضافة إلى تَبْدِيد جزء من ميزانيتها سُدًى لكونها مجبرة على رصد أموال طائلة سواء لإعداد نفس دراسات المشاريع أو لتعويض المُدعِين في حالة خسارة دعوى قضائية.
وفي نفس السياق، تقول ج.م صحفية مغربية، إنه : "منذ الإعلان عن دستور 2011 ونحن نسمع بمفهوم الحكامة الجيدة على نطاق واسع، بمعنى حسن تدبير الشأن العام وإرفاق هذا التدبير بالمراقبة ورد الحساب على امتداد مراحل من الزمن.. أعتقد أن تدبير الأرشيف في بلادنا لم يعانق بعد رياح هذه الحكامة.. أقول هذا لأن لي أصدقاء أرشيفيين يشتكون كثيرا من المشاكل التي يعاني منها هذا القطاع الحيوي، والتي تجعله في منأى عن الحكامة الجيدة أو المولود الدستوري الجديد !!!".
على صعيد آخر، تكمن أهمية حسن تدبير الأرشيف في فعالية وشفافية الخدمات العمومية، حيث أنه يساهم في صنع القرار على أساس الأدلة وبِناءً على تنظيم المعلومات المتعلقة بالقرارات والإجراءات، التي يَسهُل العثور عليها عند الحاجة. ويشكل الأرشيف أيضا دليلا على الالتزامات القانونية للدولة، و إثباتا لإنجاز شتى الإصلاحات والمشاريع الشيء الذي يساعد على الحفاظ على مصالح الدولة وسمعتها الدولية.
في هذا الاتجاه، معروف أن الأرشفة الجيدة مهمة لضمان نجاح الرهانات المطروحة على الحق في الحصول على المعلومات، والذي ينص على إتاحة المعلومة المناسبة للشخص المناسب وفي الوقت الملائم، فالمعلومة أوكسجين الديمقراطية الذي يخول للمواطن المشاركة في اتخاذ وتتبع قرارات الحكومة وتقييمها، مما يؤدي إلى الحفاظ على علاقة جيدة بين الحكومة والمواطنين.
على ضوء المعطيات المذكورة أعلاه، وبغاية حماية مصالح الدولة والمواطنين، أقترح على المسؤولين الحكوميين – بشراكة مع المتخصصين في تدبير الأرشيف – الشروع في إعداد وتنفيذ برامج لتدبير أرشيف الإدارة التي يرأسونها، والذي يتمثل في تقنين وأجرأة آليات جرد وجمع ومعالجة وحفظ وفرز وإتلاف وإتاحة الأرشيف وفقا للمعايير المتعارف عليها في هذا المجال، وبتعاون وتنسيق مع مؤسسة أرشيف المغرب، المؤسسة الوصية على القطاع، خصوصا ونحن على مشارف صدور المرسوم التطبيقي للقانون رقم 69.99 المتعلق بالأرشيف، وهو القانون الذي يُعتبر استراتيجية جامعة مانعة لإدارة السجلات والمحفوظات والوثائق الإدارية ولمراقبة الأرشيف ماديا وفكريا، في حين يبقى نشر ثقافة الوعي بأهمية الأرشيف من الضروريات لتحقيق نهضة أرشيفية ببلادنا.
وبالإضافة إلى ما سبق التعرض له، يُجدر بالمسؤولين إسناد مصالح الأرشيف للمختصين في مجال الأرشيف وليس للموظفين المغضوب عليهم، والذين سيساهمون غالبا في تأزم وضعية الأرشيف، نظرا لكونهم غير مُحفَزين وغير مهتمين بحسن صيانة الأرصدة الوثائقية.
وفي الأخير، يظل حسن تدبير الوثائق جسرا لا محيد للمؤسسات والهيئات الحكومية عنه، بغاية تقليل الجهد الطاقي والمادي والزمني المطلوب، وتجنب ازدواجية العمل والتكاليف غير الضرورية في أفق تحصيل المنفعة العامة وتحقيق الحكامة الجيدة!
[email protected]